E-Mails effizient bearbeiten mit GTD und Evernote

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Ich habe kürzlich die Grundidee von David Allens Methode Getting Things Done (GTD) umrissen, die zunächst einmal für das vorwiegend papiergestützte Büro entwickelt wurde. In zunehmend digitalen Arbeitsumgebungen sieht man sich allerdings mit dem Problem konfrontiert, ob sich GTD auch auf die digitale Welt übertragen lässt. Genau damit haben sich die Mitarbeiter des amerikanischen Softdrink-Herstellers TrueToniqs beschäftigt. Als — nach eigenen Angaben — treue Anhänger von GTD haben sie über die Jahre hinweg verschiedene Ansätze erprobt, David Allens Methode softwarebasiert umzusetzen. Dabei sind sie auf Evernote gestoßen, ein Programm, das sie inzwischen als den „heiligen Gral“ ihrer Suche bezeichnen. Aus der Kombination von GTD mit Evernote haben sie daher eine Methode entwickelt und dokumentiert, die sie — zugegeben: etwas vollmundig — The Secret Weapon nennen (TSW — eine detaillierte Beschreibung in englischer Sprache findet sich hier).

Die simple Formel lautet: Evernote + GTD = The Secret Weapon

Die Autoren gehen bei ihren Überlegungen von der Feststellung aus, dass Weiterlesen →

You have one new message

~ admin

Sjoerd Lammers street photography

Ich finde es faszinierend zu überlegen, wie viele verschiedene Gegenstände wir früher hätten herumtragen müssen, um nur die Grundfunktionen eines einfachen Smartphones zur Verfügung zu haben. Wir haben heute in der Hosen- oder Handtasche ein Gerät bei uns, das nicht nur ein Telefon ist, sondern sich auch jederzeit in einen Wecker, eine Schreibmaschine, einen Taschenrechner, ein Diktiergerät, eine Fotokamera, eine Videokamera (ja, Kinder, das waren einmal zwei verschiedene Dinge), ein Radio, eine Nachrichtenzentrale, eine kleine Bibliothek, einen Zeitungskiosk und einen Schachcomputer verwandeln kann – und vieles, vieles mehr.

Die Tendenz ist eindeutig: immer mehr Funktionen werden in ein Gerät gepackt. Fürs Protokoll: Ich finde das großartig. Wenn ich aus dem Haus gehe, muss ich heute genau drei Dinge einstecken, um für das Leben da draußen ziemlich gut gerüstet zu sein: Geld, Schlüssel und Smartphone. Mit dem Geld und den Schlüsseln mache ich noch das Gleiche wie vor 25 Jahren. Mit dem Smartphone mache ich den ganzen Rest.

Wenn ein Gerät immer mehr Funktionen übernimmt, heißt das zwangsläufig, dass

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What’s next? – Die Grundidee der GTD-Methode

~ admin

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David Allen entwickelte seine Methode „Getting things done“ (GTD) zunächst für das papiergestützte Büro. Wie müsste ein Ordnungssystem aussehen, fragte er sich, in dem einem Dokumente genau dann in die Hand fallen, wenn man sie wirklich braucht – und nur dann? Wie müsste es zudem beschaffen sein, damit man nicht ständig das Gefühl hat, irgendwo etwas Unerledigtes übersehen zu haben?

Die Grundidee war, zunächst einmal die Zahl der Eingangskanäle zu reduzieren – im Idealfall eine Ablage, die als Posteingang fungiert. Alles, was in diese Ablage kommt, ist in David Allens System zunächst einmal unklassifiziertes „Zeug“ („Stuff“) – Briefe, Rechnungen, Prospekte, Memos, etc. Allen empfiehlt nun, alles „Zeug“ nach einem einem einfachen Vorgehen zu verarbeiten:

Falls keine Reaktion notwendig ist:

  • zur Kenntnis nehmen und wegwerfen
  • zur Kenntnis nehmen und archivieren

Falls eine Reaktion notwendig ist:

  • sofort selbst erledigen, wenn es in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann („2-Minuten-Regel“)
  • delegieren
  • für eine spätere Bearbeitung in ein System einpflegen

Für ein solches System schlägt Allen vor, Weiterlesen →

Export von Scrivener nach Word: Überschriften nachträglich formatieren

~ admin

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Ich exportiere in Scrivener geschriebene Texte grundsätzlich in ein Textverarbeitungsprogramm wie Word oder LibreOffice und bearbeite dann dort zum Schluss noch einige Formatierungen wie Schrifttyp und -größe, Seitenränder, usw. Bei längeren Texten möchte ich dabei immer auch die Möglichkeit haben, Formatvorlagen bzw. styles zu verwenden, so dass das Textverarbeitungsprogramm gewissermaßen weiß, an welchen Stellen im Text sich Überschriften befinden. Auf dieser Grundlage lässt sich dann auch leicht ein Inhaltsverzeichnis erzeugen.

Die nachträgliche Formatierung der Überschriften als Überschriften ist aber nicht ohne weiteres möglich, weil Scrivener sie zwar beim Kompilieren durchnummeriert, aber ansonsten als normalen Text ausgibt. Somit sind sie von Word oder LibreOffice zunächst einmal nicht von normalem Fließtext zu unterscheiden.

Ich habe inzwischen eine relativ einfache Lösung gefunden. Sie könnte Weiterlesen →

Zu beschäftigt für Datensicherung?

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Katastrophengeschichten über den Verlust von Daten kennt wahrscheinlich jeder. Die beeindruckendste, die ich je gehört habe, spielte sich 2011 in Oklahoma ab: ein deutschstämmiger Krebsforscher steht mit seiner Frau nach jahrelanger gemeinsamer Arbeit kurz vor dem Durchbruch. Entscheidende Verbesserungen in der Therapie von Prostata-Krebs sind in greifbarer Nähe. Eines Abends geht das Forscherehepaar nach getanem Tagwerk in ein Restaurant. Den Laptop mit den gesamten Ergebnissen ihrer Forschung Weiterlesen →

Meine Schaltzentrale: Evernote

~ admin

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Ich benutze seit einigen Monaten das Programm Evernote für die Verwaltung sämtlicher Notizen. Der Begriff „Notiz“ ist dabei sehr weit gefasst. Es kann eine kurze Erinnerung sein („Fahrkarte nach Hamburg buchen“), aber auch der Entwurf für einen Blog-Eintrag (ich schreibe diese Zeilen in Evernote), die Planung für eine Seminarsitzung, die Packliste für eine Radtour durch Kuba, usw.

Evernote bietet im Vergleich zu klassischen, papiergestützten Notizen zahlreiche Vorteile. Weiterlesen →

Sicherer als jedes Passwort: die Zwei-Schritt-Authentifizierung

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Die Meldung schreckte ganz Deutschland auf: angeblich 16 Millionen E-Mail-Passwörter wurden im Herbst 2013 gestohlen. Das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) setzte eigens eine Webseite auf, auf der man seine Mailadresse eingeben konnte, um herauszufinden, ob man selbst betroffen war.

Wie immer, wenn groß angelegt Hacks bekannt werden, wurde auch diesmal viel darüber gesprochen, wie sichere Passwörter aussehen. Alles keine neuen Informationen. (Hier die Top Ten der unsicheren Passwörter – von 123456 bis abc123).

Selten wurde dabei allerdings eine Sicherheitsmaßnahme erwähnt, die bereits jetzt verfügbar ist und die das Hacken von Online-Konten in Zukunft deutlich erschweren dürfte: Weiterlesen →

on-/offline-Balance

~ admin

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In den letzten Jahren war viel die Rede von Work-Life-Balance. In vielen Berufen haben sich die Aufgaben verdichtet, zudem sorgen E-Mail und Smartphone für Erreichbarkeit – rund um die Uhr. So kann die Arbeit immer leichter in den Abend, ins Wochenende oder in den Urlaub hineinwabern. Balance muss dann mühsam wiedergefunden werden. Manche große Firmen ergreifen deswegen inzwischen drastische Maßnahmen. Mails, die während der Urlaubszeit eines Mitarbeiters eintreffen, werden bei Daimler gelöscht, bei VW werden die Mailserver nachts sogar komplett abgestellt.

Eine andere Balance scheint mir aber mindestens genauso wichtig: Weiterlesen →

Wie schnell kannst Du tippen?

~ admin

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Nehmen wir an, Sie laufen durch den Wald und treffen auf einen Mann, der fieberhaft daran arbeitet, einen Baum umzusägen.
„Was machen Sie da?“, fragen Sie.
„Das sehen Sie doch“, antwortet er ungeduldig. „Ich säge an diesem Baum.“
„Sie sehen erschöpft aus! Wie lange sind Sie denn schon zugange?“
„Über fünf Stunden“, sagt er, „und ich bin k.o.! Das ist harte Arbeit.“
„Warum machen Sie dann nicht ein paar Minuten Pause und schärfen die Säge? Ich bin sicher, dass es dann viel schneller ginge.“
„Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen“, sagt der Mann energisch. „Ich bin zu sehr mit dem Sägen beschäftigt.“
Quelle: Covey, Stephen R. (2009): Die sieben Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg. 15. Aufl. Offenbach am Main: GABAL, S. 315.

Wir verbringen heutzutage einen Großteil unserer Arbeitszeit an Computern. Und einen Großteil dieser Zeit verbringen wir mit der Eingabe von Text.

Es lohnt sich also die Frage, wie virtuos wir die Tastatur, dieses Haupt-Arbeitsgerät, beherrschen. Kannst Du auch dann einen Text eingeben, wenn Weiterlesen →

Worauf sollte man bei Software achten?

~ admin

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Die Hersteller von Software haben ein massives Interesse daran, Ihr Produkt als Standardanwendung zu etablieren, idealerweise gleich zusammen mit dem Betriebssystem. Hohe Marktanteile sind auf diesem Weg gesichert. Sogar die Kartellbehörden interessieren sich für die Frage. Microsoft musste 2013 für seine Weigerung, den Windows-Nutzern alternative Browser wie Firefox, Opera, Chrome oder Safari anzubieten, eine Strafe in Höhe von 561 Millionen Euro bezahlen.

Die Frage nach der richtigen Software ist aber auch aus der Sicht der Nutzer sehr wichtig. Viele kennen inzwischen den Unterschied zwischen Microsoft Windows und Microsoft Office. Sie benutzen nicht mehr einfach die Programme, die ab Werk vorinstalliert sind oder eben den größten Marktanteil haben, und sind bereit, auch einmal eine Alternative auszuprobieren. In Deutschland etwa Weiterlesen →