E-Mails effizient bearbeiten mit GTD und Evernote

rendered three-dimensional symbol of e-mail

Ich habe kürzlich die Grundidee von David Allens Methode Getting Things Done (GTD) umrissen, die zunächst einmal für das vorwiegend papiergestützte Büro entwickelt wurde. In zunehmend digitalen Arbeitsumgebungen sieht man sich allerdings mit dem Problem konfrontiert, ob sich GTD auch auf die digitale Welt übertragen lässt. Genau damit haben sich die Mitarbeiter des amerikanischen Softdrink-Herstellers TrueToniqs beschäftigt. Als — nach eigenen Angaben — treue Anhänger von GTD haben sie über die Jahre hinweg verschiedene Ansätze erprobt, David Allens Methode softwarebasiert umzusetzen. Dabei sind sie auf Evernote gestoßen, ein Programm, das sie inzwischen als den „heiligen Gral“ ihrer Suche bezeichnen. Aus der Kombination von GTD mit Evernote haben sie daher eine Methode entwickelt und dokumentiert, die sie — zugegeben: etwas vollmundig — The Secret Weapon nennen (TSW — eine detaillierte Beschreibung in englischer Sprache findet sich hier).

Die simple Formel lautet: Evernote + GTD = The Secret Weapon

Die Autoren gehen bei ihren Überlegungen von der Feststellung aus, dass heutzutage viele ihre Inbox als To-do-Liste verwenden, oft mit dutzenden, wenn nicht hunderten E-Mails. Dabei vermischen sich alle Arten von Nachrichten:

  • Newsletter
  • Werbung
  • private Mails: Einladungen, Links, Fotos, …
  • berufliche Mails: Tischvorlagen, Protokolle, Präsentationen, Terminvorschläge, Aufträge, …

Diese unterschiedlichen Mails liegen zunächst einmal ungefiltert in der Inbox herum, verlangen aber ganz unterschiedliche Reaktionen von uns. In Anlehnung an GTD lassen sich aber einfache Regeln für diese Reaktionen aufstellen. Sie lauten:

Falls keine Bearbeitung notwendig ist:

Entweder…

  • sofort löschen

oder

  • zur Kenntnis nehmen und löschen

oder

  • zur Kenntnis nehmen und archivieren

Falls eine Bearbeitung notwendig ist:

Entweder…

  • sofort erledigen, wenn es in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann („2-Minuten-Regel“), und archivieren

oder

  • delegieren und archivieren

oder

  • für eine spätere persönliche Bearbeitung in ein System einpflegen und archivieren

Es zeigt sich, dass bei diesem Vorgehen alle Mails entweder gelöscht oder archiviert werden. Das hat den angenehmen Nebeneffekt, dass die Zahl der Ordner im E-Mail-Konto radikal reduziert werden kann. Im Grunde braucht man nur noch drei: einen Posteingang, ein Archiv (in das auch gesendete Nachrichten automatisch kopiert werden sollten) und einen Papierkorb.

Die entscheidende Idee an TSW ist nun, dass alle E-Mails, die eine längere persönliche Bearbeitung erfordern, nicht in der Inbox verbleiben. Vielmehr werden sie in eine Evernote-Notiz umgewandelt und werden so von einer Nachricht unter vielen anderen zu einem neuen Eintrag auf einer digitalen To-do-Liste.

Wie ich meine To-do-Liste in Evernote in Anlehnung an TSW strukturiert habe, beschreibe ich in Kürze an dieser Stelle.

Nach welchem System bearbeitest Du Deine E-Mails?

Bildnachweis: e-mail symbol by Micky Aldridge on flickr.com (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY 2.0)