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Wie man ein einfaches und effizientes persönliches Archiv anlegt

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12526387843_bd2d17e5e6_oWissensarbeiter müssen über eine Vielzahl an Dokumenten den Überblick behalten können. Der Beitrag handelt von einem einfachen und gleichzeitig sehr effizienten System für ein persönliches Archiv.

Im digitalen Zeitalter nimmt die Bedeutung gedruckter Dokumente kontinuierlich ab. Das kann man begrüßen oder bedenklich finden. Ein Vorteil digitaler Dokumente steht aber außer Zweifel: Sie lassen sich problemlos im Volltext durchsuchen. Das macht es sehr leicht, auch ältere Dokumente und E-Mails wiederzufinden, selbst dann, wenn man sie nicht nach einem bestimmten Ordnungssystem gespeichert hat.

Wir haben es im Alltag aber weiterhin mit vielen gedruckten Dokumenten zu tun, wie z. B. mit…

  • Rechnungen
  • Verträgen
  • Briefen
  • Artikeln aus Zeitungen oder Zeitschriften
  • Broschüren
  • Kopien aus Büchern

Bei manchen dieser Dokumente lohnt es sich, sie aufzubewahren, z. B. weil sie besonders wichtig sind, weil wir sie nur schwer wiederbeschaffen könnten oder weil wir sie mit vielen Unterstreichungen, Randbemerkungen etc. versehen haben. Wie archiviert man sie so, dass man sie auch nach mehreren Jahren noch ohne längeres Suchen wiederfindet? Weiterlesen →

Ein Ritual für bessere Konzentration

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Wissensarbeiter müssen es jeden Tag neu schaffen, sich ganz auf ein Thema zu konzentrieren. Das ist in digitalen Umgebungen nicht immer leicht. Ein einfaches Ritual kann aber eine große Hilfe sein.

Am sinnvollsten setzen wir unsere Arbeitszeit meist ein, wenn wir uns fokussiert dem einen Projekt widmen, das uns wirklich weiterbringt: der Hausarbeit oder Masterarbeit, der Dissertation, dem Roman. Wenn aber gleichzeitig der E-Mail-Posteingang überquillt und die To-do-Liste mit kleineren Aufgaben prall gefüllt ist, besteht die Versuchung, zuerst einmal möglichst viele von diesen zu erledigen. Schließlich ist das auch Arbeit, oder?

Es gibt aber einen einfachen Grund, warum wir uns so gerne erst einmal diesen kleineren Aufgaben widmen: Weiterlesen →

Lass Dir Deine Zeit nicht zersägen!

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Nach Unterbrechungen dauert es oft lange, bis man den Flow-Zustand wieder erreicht. Das Phänomen ist in der Coaching-Literatur als „Sägezahneffekt“ bekannt.

Der so genannte Flow wird von vielen Menschen dann erreicht, wenn sie mit hoher Konzentration einer anspruchsvollen Tätigkeit nachgehen. Oft fühlen sie sich in diesen Phasen glücklich, und die Zeit scheint buchstäblich zu „verfliegen“ (lies hier weiter). Man kann sich den Flow-Zustand daher auch als Plateau hoher Konzentration vorstellen. Idealerweise besteht das Tagesprofil einer Konzentrationskurve aus möglichst langen Plateauphasen.

In Zeiten permanenter Erreichbarkeit besteht jedoch die Gefahr, dass das genaue Gegenteil eintritt: Statt uns über längere Phasen hinweg einer Sache zu widmen und so zu befriedigenden Ergebnissen zu kommen, wechseln wir oft im Minutentakt die Aufgaben („Multitasking“) oder lassen uns immer wieder durch verschiedene Störfaktoren ablenken (Anrufe, E-Mails, soziale Netzwerke, usw.). Unser Tagesprofil stellt dann weniger eine Abfolge mehrerer Plateaus als vielmehr Weiterlesen →

Fokussiert arbeiten mit Naturklängen

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Wissensarbeiter werden an ihren Arbeitsplätzen oft von Nebengeräuschen gestört. Anstelle von Ohrstöpseln oder Musik können auch Naturklänge helfen, wenn man diese Störungen ausblenden und im Flow bleiben möchte.

Eine Frage, die mich immer wieder umtreibt, ist der Umgang mit akustischen Störungen am Arbeitsplatz. Wie lässt sich Lärm am besten ausblenden? Neuerdings hält z. B. jeden Morgen gegen 11 Uhr ein Kühl-Laster direkt vor meinem Fenster und lässt etwa eine Viertel Stunde lang den Motor laufen. Auch Reisebusse halten täglich direkt vor dem Hotel nebenan. Das tiefe Brummen ihrer Dieselmotoren kann auf Dauer ziemlich unangenehm sein. Dazu kommen die Warnsirenen einer nahe gelegenen Baustelle, gelegentlich vorbeiheulende Krankenwagen, und natürlich der sonstige Straßenverkehr mit dem Motorenlärm und dem Gehupe, den er mit sich bringt. Kurz: Selbst bei geschlossenen und recht gut schallisolierten Fenstern Weiterlesen →

9 aus 43: Jenseits von Evernote (4/4)

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← Zurück zu Teil 3/4

In diesem abschließenden Beitrag geht es darum, wie aus der Kombination gewöhnlicher Rechner-Bordmittel mit einem Textverarbeitungsprogramm eine leistungsfähige Notiz- und Aufgabenverwaltung wird.

In dieser vierteiligen Serie geht es um das Problem, dass viele Wissensarbeiter eine Cloud-basierte Notiz- und Aufgabenverwaltung nutzen möchten (Teil 1/4). Eine Synchronisation ihrer oft vertraulichen Daten über einen Server in den USA kommt für sie aus Datenschutzgründen aber nicht in Frage. Genau dies lässt sich aber bei den – zumindest aus meiner Sicht – besten Notizprogrammen auf dem Markt, Evernote und OneNote, nicht vermeiden.

Ich stelle in dieser Serie daher einen Ansatz vor, der diese Lücke schließt. Hierfür, so mein Vorschlag, richtet man zuerst einen Cloud-Dienst auf der Basis der offenen Cloud-Software ownCloud ein (Teil 2/4). Dann sollte man dafür sorgen, dass die Daten, die man auf diese Weise in die Cloud überträgt, vor dem Verlassen des jeweiligen Endgerätes stark verschlüsselt werden. Sie sollten also selbst dann nicht gelesen werden können, wenn sie durch einen Angriff auf den Cloud-Speicher in die falschen Hände geraten. Dieses Prinzip heißt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Wie es für verschiedene Cloud-Dienste mit Hilfe von Boxcryptor umgesetzt werden kann, wird in Teil 3/4 beschrieben.

Im diesem vierten und letzten Teil der Serie geht es nun um die eigentliche Notiz- und Aufgabenverwaltung. Sie basiert auf Weiterlesen →

9 aus 43: Jenseits von Evernote (3/4)

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← Zurück zu Teil 2/4

Wie lassen sich Cloud-Anwendungen nutzen, ohne dass man beim Datenschutz Abstriche machen muss? In diesem Teil der Serie (3/4) wird beschrieben, wie man mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auch in der Cloud für hohe Datensicherheit sorgt.

In Beitrag 2/4 wurde beschrieben, wie man mit Hilfe von ownCloud und OwnCube einen Cloud-Speicher einrichtet (erfahre mehr). Da bei OwnCube der Serverstandort selbst gewählt werden kann, kann man sich ein Land mit strengen Datenschutzgesetzen aussuchen und so den Schutz für die eigenen Daten deutlich erhöhen.

Dennoch liegen die Daten auch bei OwnCube unverschlüsselt auf den Servern. Das ist in mehrerlei Hinsicht nicht ganz unbedenklich:

  1. Der Speicher-Anbieter bzw. seine Mitarbeiter könnten sich Zugang zu den Daten verschaffen oder dazu gezwungen werden, ihn Dritten zu ermöglichen.
  2. Das selbst gewählte Passwort könnte gehackt werden.
  3. Angreifer könnten nicht nur einzelne Konten, sondern den ganzen Cloud-Server ins Visier nehmen.

In diesen und anderen Szenarien wären die eigenen Daten potenziell von Dritten einsehbar.

Hier kommt Boxcryptor ins Spiel, eine in Augsburg entwickelte Software. Boxcryptor sorgt dafür, Weiterlesen →

9 aus 43: Jenseits von Evernote (2/4)

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Bull Elephant in front of Mt. Kilimanjaro in Amboseli National Park, Kenya, East Africa

← Zurück zu Teil 1/4

In Teil 2 der Serie zur Aufgaben- und Notizverwaltung geht es darum, wie man ganz ohne technische Spezialkenntnisse die Cloud-Software ownCloud nutzen kann. Sie ist in Sachen Datenschutz vielen anderen Angeboten vorzuziehen.

Gängige Cloud-Dienste wie Dropbox, Google Drive und iCloud haben viele Vorteile. Der größte dürfte sein, dass sie so ausgesprochen einfach zu konfigurieren sind. Das liegt vor allem daran, dass die Client-Software und der Speicherplatz in der Cloud aus einer Hand kommen. Ein Nachteil dieser und anderer Dienste ist allerdings, dass die Daten auf Server geladen werden, die sich der Kontrolle der Nutzer vollständig entziehen. Zwar geloben alle Anbieter, höchste Datenschutzstandards einzuhalten. Wie wenig solche Versprechungen in vielen Fällen wert sind, kann man aber bedauerlicherweise fast täglich in der Zeitung lesen (lies hier weiter).

Klar ist, dass sich gewöhnliche Nutzer um das Grundrecht der informationellen Selbstbestimmung in der aktuellen politischen und technologischen Großwetterlage leider weitgehend selbst kümmern müssen. Wer dennoch nicht auf die Vorteile Cloud-basierter Datensynchronisation verzichten möchte, Weiterlesen →

9 aus 43: Jenseits von Evernote (1/4)

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Das Angebot an Software, mit der sich Notizen und Aufgaben verwalten lassen, hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Alle gängigen Cloud-basierten Angebote übertragen die Daten dabei aber auf Server, die nicht von den Nutzern selbst kontrolliert werden. In einer vierteiligen Serie wird eine Idee für eine Notiz- und Aufgabenverwaltung vorgestellt, die sich auf mehreren Geräten synchron halten lässt, ohne dass man dafür beim Datenschutz Kompromisse eingehen müsste.

In „9 aus 43 – Effiziente Aufgabenverwaltung mit Evernote“ (lies hier weiter), dem bisher mit Abstand am häufigsten aufgerufenen Beitrag dieses Blogs, geht es darum, wie sich in Anlehnung an David Allens GTD-Methode Notizen und Aufgaben verwalten lassen. Für die Umsetzung des Ansatzes habe ich Evernote empfohlen, das neben der grundlegenden Notizverwaltung auch viele andere Features bietet. Als Alternative zu Evernote steht neuerdings auch für den Mac das Programm OneNote aus dem Hause Microsoft zur Verfügung. Nutzerberichten zufolge ist die Version für OS X inzwischen ebenfalls sehr brauchbar.

So ausgereift und hilfreich diese Programme auch sein mögen – in beiden Fällen ist man darauf angewiesen, Weiterlesen →

Aufgaben terminieren mit Evernote

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Von manchen Aufgaben wissen wir schon jetzt, dass wir sie zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt erledigen möchten. Evernote kann helfen, dass das zuverlässig klappt.

Aufgaben unterscheiden sich von Terminen oft darin, dass sie nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen. Es kommt eher darauf an, dass sie erledigt werden — ob das heute, morgen oder in drei Tagen passiert, ist in vielen Fällen unerheblich (lies zur Unterscheidung von Aufgaben und Terminen hier weiter). Häufig lohnt es sich aber, zum genau passenden Zeitpunkt an sie zu denken — nicht früher, aber auch nicht später. Dazu gehören z. B. Dinge, die auf dem Weg zur Arbeit oder nach Hause erledigt werden können. (Ich bin sehr gut darin, diese zu vergessen, sobald ich auf meinem Fahrrad sitze und den Autopiloten eingeschaltet habe. Mir fällt dann erst beim Griff in den Kühlschrank wieder ein, dass die Milch alle ist…)

Noch beeindruckender ist meine Vergessensleistung, wenn Weiterlesen →

Zeiterfassung mit Timing

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Oft wundern wir uns am Ende des Tages, wo unsere Zeit geblieben ist. Ein kleines Programm kann helfen, die Frage zu beantworten.

Viele Wissensarbeiter stellen ihren Kunden die Arbeitszeit in Rechnung, die sie für ein bestimmtes Projekt tatsächlich aufgewendet haben. Für sie gehört eine solide Zeiterfassung zum Alltagsgeschäft. Aber auch wenn man einfach nur wissen möchte, wie viel Zeit man üblicherweise mit bestimmten Tätigkeiten verbringt (z. B. mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails), kann es sehr aufschlussreich sein, Weiterlesen →