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In diesem abschließenden Beitrag geht es darum, wie aus der Kombination gewöhnlicher Rechner-Bordmittel mit einem Textverarbeitungsprogramm eine leistungsfähige Notiz- und Aufgabenverwaltung wird.

In dieser vierteiligen Serie geht es um das Problem, dass viele Wissensarbeiter eine Cloud-basierte Notiz- und Aufgabenverwaltung nutzen möchten (Teil 1/4). Eine Synchronisation ihrer oft vertraulichen Daten über einen Server in den USA kommt für sie aus Datenschutzgründen aber nicht in Frage. Genau dies lässt sich aber bei den – zumindest aus meiner Sicht – besten Notizprogrammen auf dem Markt, Evernote und OneNote, nicht vermeiden.

Ich stelle in dieser Serie daher einen Ansatz vor, der diese Lücke schließt. Hierfür, so mein Vorschlag, richtet man zuerst einen Cloud-Dienst auf der Basis der offenen Cloud-Software ownCloud ein (Teil 2/4). Dann sollte man dafür sorgen, dass die Daten, die man auf diese Weise in die Cloud überträgt, vor dem Verlassen des jeweiligen Endgerätes stark verschlüsselt werden. Sie sollten also selbst dann nicht gelesen werden können, wenn sie durch einen Angriff auf den Cloud-Speicher in die falschen Hände geraten. Dieses Prinzip heißt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Wie es für verschiedene Cloud-Dienste mit Hilfe von Boxcryptor umgesetzt werden kann, wird in Teil 3/4 beschrieben.

Im diesem vierten und letzten Teil der Serie geht es nun um die eigentliche Notiz- und Aufgabenverwaltung. Sie basiert auf den Ideen, die von den Mitarbeitern der amerikanischen Softdrink-Firma Brain Toniq in Anlehnung an David Allens GTD-Methode (erfahre mehr) für die Arbeit mit Evernote entwickelt und unter dem Titel TSW – The Secret Weapon veröffentlicht wurde (das Originalmanifest und einige sehenswerte Videos sind hier zu finden).

Ich habe diese Ideen in den vergangenen zwei Jahren selbst mit Hilfe von Evernote für meine persönliche Notiz- und Aufgabenverwaltung eingesetzt und ihnen bereits einen eigenen Beitrag gewidmet (erfahre mehr). Das Prinzip, die persönlichen Notizen und Aufgaben in grob chronologisch strukturierten Evernote-Notizbüchern zu sammeln, hat sich dabei sehr gut bewährt.

Wie lässt es sich aber angesichts der Datenschutz-Bedenken vieler Wissensarbeiter ganz ohne Evernote (bzw. OneNote) umsetzen?

Als ich mir die Frage stellte, wurde mir klar, dass die wichtigsten Funktionen von Evernote für mich vergleichsweise rudimentär sind: Ich möchte Notizen anlegen können, die einen Titel und einen Notiztext haben, und ich möchte diese Notizen in Notizbüchern bündeln können. Meine Recherche ergab jedoch, dass bisher keine Software verfügbar ist, die diese Grundfunktionen für verschiedene Plattformen und gleichzeitig verlässlichen Datenschutz in der Cloud bietet – das heißt vor allem: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die nächste Frage, die ich mir stellte, lautete daher, inwiefern die wichtigsten Funktionen von Notizanwendungen wie Evernote möglicherweise sogar ganz ohne spezielle Software umgesetzt werden können.

Von hier war es nur noch ein kleiner Schritt zur Lösung. Wie wäre es, wenn man anstelle von Evernote-Notizen mit gewöhnlichen Textdokumenten arbeiten würde? Der Dateiname würde dem Titel der Evernote-Notiz, der Inhalt der Datei dem Inhalt der Evernote-Notiz entsprechen. Gewöhnliche Ordner, in denen diese Dateien gesammelt würden, könnten die Funktion der Evernote-Notizbücher übernehmen. Die Verschlüsselung der Dateien in der Cloud könnte Boxcryptor übernehmen.

Für die Textdokumente selbst standen dabei verschiedene Formate zur Auswahl. Das Format meiner Wahl ist .odt, weil es auch unter Android geöffnet und bearbeitet werden kann (zur Zeit noch mit der App AndrOpen Office, schon bald mit einer offiziellen Android-Version von LibreOffice).

Hier eine tabellarische Übersicht über das an Evernote angelehnte System:

Evernote	Dateiverwaltung (Windows Explorer / Finder) + LibreOffice/OpenOffice
Notizbuch	Ordner
Notiztitel	Dateiname
Notizinhalt	Dateiinhalt

Die Ordner mit den Dateien (Notizen) müssen sich dabei natürlich nicht in einem Cloud-Verzeichnis befinden. Sie können in diesem Fall aber sehr komfortabel auf mehreren Geräten synchron gehalten werden, und man hat so auch immer automatisch ein Backup seiner Daten. Ein weiterer Vorteil ist, dass auf diese Weise mit dem Smartphone aufgenommene Foto-Notizen leicht in das System eingepflegt werden können. Hierfür speichert man das Bild einfach im passenden Cloud-Ordner und gibt ihm später einen aussagekräftigen Dateinamen.

In dieses System können selbstverständlich auch alle anderen Dateiformate eingepflegt werden. Artikel aus dem Internet, die ich für eine spätere Lektüre sichern möchte, speichere ich beispielsweise einfach als pdf im Ordner „lesen“.

Die Struktur der Evernote-Notizbücher, die ich hier beschrieben habe, habe ich hier als Ordnerstruktur bereitgestellt. Es handelt sich um eine gewöhnliche zip-Datei, die heruntergeladen, lokal entpackt und auf verschiedenen Plattformen für die hier beschriebene Notiz- und Aufgabenverwaltung sofort benutzt werden kann. Wenn die Ordner über die Cloud synchronisiert werden sollen, empfehle ich, sie in dem in Teil 3/4 beschriebenen virtuellen Boxcryptor-Laufwerk zu speichern.

Einige Funktionen von Evernote (z. B. das Anhängen von Attachments an eine Notiz, die in der Premium-Version verfügbare Texterkennung in eingescannten handschriflichen Notizen, etc.) sind bei dem hier beschriebenen Vorgehen nicht verfügbar. Ich würde daher sofort zu Evernote zurückkehren oder auch einmal OneNote ausprobieren. Das kommt für mich aber erst in Frage, wenn man die in diesen Programmen gespeicherten Daten 1. über frei wählbare Server synchronisieren und sie dabei 2. mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vor unberechtigtem Zugriff schützen kann.

Ich wünsche viel Erfolg mit der hier vorgeschlagenen Notiz- und Aufgabenverwaltung und freue mich wie immer über Eure Kommentare!

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Bildnachweis: Safari by Emanuele on flickr.com (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY-SA 2.0)

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