Wissensarbeiter müssen über eine Vielzahl an Dokumenten den Überblick behalten können. Der Beitrag handelt von einem einfachen und gleichzeitig sehr effizienten System für ein persönliches Archiv.
Im digitalen Zeitalter nimmt die Bedeutung gedruckter Dokumente kontinuierlich ab. Das kann man begrüßen oder bedenklich finden. Ein Vorteil digitaler Dokumente steht aber außer Zweifel: Sie lassen sich problemlos im Volltext durchsuchen. Das macht es sehr leicht, auch ältere Dokumente und E-Mails wiederzufinden, selbst dann, wenn man sie nicht nach einem bestimmten Ordnungssystem gespeichert hat.
Wir haben es im Alltag aber weiterhin mit vielen gedruckten Dokumenten zu tun, wie z. B. mit…
- Rechnungen
- Verträgen
- Briefen
- Artikeln aus Zeitungen oder Zeitschriften
- Broschüren
- Kopien aus Büchern
Bei manchen dieser Dokumente lohnt es sich, sie aufzubewahren, z. B. weil sie besonders wichtig sind, weil wir sie nur schwer wiederbeschaffen könnten oder weil wir sie mit vielen Unterstreichungen, Randbemerkungen etc. versehen haben. Wie archiviert man sie so, dass man sie auch nach mehreren Jahren noch ohne längeres Suchen wiederfindet? Soll man sie thematisch abheften? Oder nach Personen geordnet? Nach Projekten? Chronologisch?
Für das System, das sich für mich seit meinen Studienzeiten sehr bewährt hat, brauchst Du nichts weiter als ein paar gewöhnliche DIN-A4-Ordner, einen Locher, eine Packung DIN-A4-Klarsichthüllen und ein Textverarbeitungsprogramm (z. B. LibreOffice oder Word). Dann gehst Du wie folgt vor:
- Öffne ein neues Textdokument und speichere es unter einem aussagekräftigen Namen (z. B. meinarchiv.odt).
- Lege eine Tabelle mit drei Spalten und beliebig vielen Zeilen an.
- Schreibe auf das erste Dokument, das Du abheften möchtest, oben rechts die laufende Nummer #1.
- Trage in Zeile 1, Spalte 1 der Tabelle ebenfalls #1 ein (die Raute wird Dir später helfen, mit Strg + f direkt zu einer bestimmten Nummer zu springen).
- Trage in die zweite Spalte die bibliographischen Angaben ein (bei Artikeln, Aufsätzen oder Buchauszügen mindestens Autor und Titel). Es lohnt sich oft, die Angaben zuvor in einem Zitationsmanager wie Zotero zu erfassen (erfahre mehr). Von dort kannst Du sie dann mit wenigen Mausklicks in die Tabelle übernehmen.
- Trage in die dritte Spalte aussagekräftige Schlagwörter ein, die noch nicht in Spalte 2 enthalten sind. Hier kannst Du alles notieren, was Dir in irgendeiner Weise beim Wiederfinden helfen wird: Themen, Orte, Personennamen, etc.
- Verfahre mit allen weiteren Dokumenten wie in den Punkten 3.–6. beschrieben.
Hier ein paar Beispiele aus meinem Archiv:
#314 | Herrmann, N. (2007). Mathematik ist überall (3rd ed.). München [u.a.]: Oldenbourg. | Kap. 10: Das Anstoß-Problem (Silvester); CLIL/Bilingualer Sachfachunterricht; evtl. zu Leisen/Wechsel der Darstellungsformen verwendbar |
#315 | Reich, Kersten (2009): Die Ordnung der Blicke: Perspektiven des interaktionistischen Konstruktivismus. Weinheim: Beltz. | S. 153-165: Zur Genese von Konstruktionen nach Piaget |
#316 | Heinrich Böll: Anekdote zur Senkung der Arbeitsmoral | Fischer, Boot, Muße, Kapitalismuskritik |
Du kannst die Tabelle dann jederzeit mit dem Befehl Strg + f (bzw. Cmd + f) durchsuchen. Sobald Du so die laufende Nummer des gesuchten Dokuments ermittelt hast, kannst Du es auch sofort aus dem passenden Ordner ziehen.
Damit das Archiv nicht immer weiter wächst, lohnt es sich, wenn Du alle 4–5 Jahre alle Ordner durchsiehst und die Dokumente entsorgst, die Du nicht mehr brauchst. Lösche sie dann auch im tabellarischen Index. So werden laufende Nummern frei, die Du wieder für neue Dokumente verwenden kannst.
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Bildnachweis: Locher by superscheeli on flickr.com (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY-SA 2.0)