Wissensarbeiter können oft frei entscheiden, wie sie sich ihre Arbeitszeit einteilen. Wenn verbindliche externe Vorgaben fehlen, kann es aber leicht zu „Aufschieberitis“ kommen. Der Beitrag zeigt, wie sich das Problem lösen lässt.

Manche Aufgaben erledigen wir gerne, manche sind uns gleichgültig, und manche meiden wir wie der Teufel das Weihwasser. Für mich ist z.B. ein Computerproblem etwas (meist mäßig) Kniffliges, das ich gerne löse; das Aufhängen von Wäsche etwas, was mir weder große Freude noch große Unlust bereitet; das Ausfüllen der Steuererklärung dagegen ein jährliche Qual.

Es lässt sich kaum vermeiden, dass wir anstehende Tätigkeiten emotional bewerten. Dies führt dazu, dass auf unseren schriftlichen oder mentalen To-do-Listen wichtige Aufgaben, nun ja, nicht immer ganz oben landen. Vielmehr schieben wir sie bis kurz vor der Deadline Todeslinie vor uns her. Am Ende müssen wir dann doch aktiv werden, etwa, weil wir kein einziges sauberes T-Shirt mehr haben oder weil der Finanzbeamte dreimal klingelt. Bis es soweit ist, entscheiden wir uns jedes Mal dagegen, es zu erledigen. Auch wenn wir uns voller Elan die Ärmel hochkrempeln, biegen wir also allzu oft im letzten Moment auf fast magische Weise zu einer leichten, angenehmen Tätigkeit ab.

Als Wissensarbeiter sind wir auch im Beruf für dieses Phänomen sehr anfällig, vor allem dann, wenn wir über lange Phasen unstrukturierter Arbeitszeit verfügen. Wir dürfen — und müssen! — in vielen Bereichen selbst entscheiden, wann genau wir eine Aufgabe erledigen. Mit anderen Worten: Planung und Ausführung sind in einer Person vereint. Nicht nur als Freelancer sind wir daher „unser eigener Chef“. Möglicherweise liegt jedoch genau hier eine reiche Quelle für die allseits gefürchtete Prokrastination: Gerade wenn wir endlich so weit sind, die Hausarbeit/den Artikel/den Vortrag zu schreiben, erlauben wir es uns, nochmal von neuem zu entscheiden, ob jetzt wirklich ein guter Moment ist anzufangen. Und diese Entscheidung fällt oft gegen jene Aufgabe aus, an die wir vorab das emotionale Preisschild „Vorsicht, mühsam!“ gehängt haben.

Vielleicht lässt sich das Problem lösen, wenn man die Planung und Umsetzung von Aufgaben auf zwei verschiedene Rollen verteilt. Wie wäre es, wenn man sich im Arbeitsalltag zwei verschiedene Hüte aufsetzen würde, den „Chef-Hut“ und den „Assistenten-Hut“? Das bedeutet vor allem drei Dinge:

1. Planung: Setze Dir in einem sowohl wöchentlichen als auch täglichen Ritual den „Chef-Hut“ auf und formuliere auf Grundlage Deiner laufenden Projekte konkrete, umsetzbare Aufgaben (tasks) für die Woche bzw. den Tag. Hierbei kann eine solide Aufgabenverwaltung sehr nützlich sein. Für komplexere Aufgaben kann es sogar helfen, wenn Du Dir für sie feste Zeiten in Deinen Kalender einträgst.
2. Umsetzung: Den Großteil der Arbeitszeit trägst Du den „Assistenten-Hut“. Jetzt erledigst Du möglichst viele der Aufgaben, die Du Dir selbst aufgetragen hast. Sieh es als sportliche Herausforderung an, diesen Plan einzuhalten, und genieße das befriedigende Gefühl, eine Aufgabe nach der anderen abhaken zu können.
3. Reflexion: Was hat gut geklappt, was nicht? Wo warst Du Dir selbst ein „guter Chef“, wo ein „guter Assistent“? In welchen Bereichen hast Du Deine Leistungsfähigkeit über- oder unterschätzt? Wie bist Du mit Unterbrechungen umgegangen? Welche kamen von außen, welche aus Dir selbst? Verbessere Deine Arbeitsweise kontinuierlich, indem Du Dir immer wieder solche und ähnliche Fragen stellst.

Wie verbindlich sind Deine eigenen Vorgaben für Dich? Hinterlass einen Kommentar!

Bildnachweis: Thinking. Uncapped. by Jason Devaun on flickr.com (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY-ND 2.0)