Im Beitrag geht es darum, wie man Termine, Aufgaben und Notizen souverän verwaltet – ganz ohne digitale Hilfsmittel.

Lesezeit für diesen Artikel: 4 Minuten; Zeitbedarf für die Umsetzung: einmalig 30-60 Minuten; Vorteile: besseres Zeitmanagement, größere Zuverlässigkeit, häufigeres Erreichen von Zielen, Stressvermeidung

Wie kann man alle Termine, Aufgaben und Notizen im Blick behalten? Wie kann man auf der Welle der täglichen Verpflichtungen reiten, anstatt in ihr unterzugehen? Über digitale Lösungen für dieses Problem habe ich auf diesen Seiten schon mehrfach geschrieben, zum Beispiel hier und hier. Manchmal bekomme ich aber die Rückmeldung, dass jemand lieber ganz klassisch mit Stift und Papier arbeiten möchte. Er oder sie muss dann zwar im Vergleich zur digitalen Version ein paar Abstriche machen, zum Beispiel wenn es um automatische Backups geht: Das ist in der analogen Welt nach wie vor schwierig. Von kleineren Nachteilen wie diesem abgesehen kann aber auch analoges Zeitmanagement sehr gut funktionieren. Und es hat eben den Vorteil, in einem durch und durch digitalisierten Alltag wunderbar lowtech und haptisch zu sein.

Die Grundidee ist in jedem Fall immer die selbe. Sie lautet: Schreib alles auf. So entlastest Du nicht nur deinen Kopf, sondern Du bekommst ganz allgemein mehr Kontrolle über deine Termine, Aufgaben und Notizen. Um im Bild zu bleiben: Eine gute Termin- und Aufgabenverwaltung ist das Brett, mit dem Du auf der Welle reitest, anstatt von ihr weggespült zu werden. Du kannst ein digitales oder ein analoges Brett verwenden. Aber ohne Brett geht es nicht.

Für mich hat es sich sehr bewährt, Termine, Aufgaben und sonstige Notizen jeweils separat aufzuschreiben (erfahre mehr): Termine müssen wir in der Regel einhalten, wenn sie einmal vereinbart sind. Aufgaben sollten wir dagegen möglichst flexibel und effizient um die Termine herum abarbeiten können. Und wir sollten auch einen Ort haben, an dem wir jeden spontanen Gedanken notieren können. Diese Unterschiede sollten wir auch in unserem Notizsystem abbilden.

Termine gehören in einen Kalender. Von ihnen gibt es auf dem Markt natürlich unzählige Modelle. Ich habe früher jahrelang klassische Moleskine-Kalender (die schwarzen mit dem Gummiband) verwendet. Du bekommst sie in verschiedenen Größen und Ausführungen, unter denen Du Dir je nach Termindichte das für Dich am besten geeignete Modell aussuchen kann. Das ist in weiten Teilen auch eine Geschmacksfrage. Auf jeden Fall gilt: Damit Dein Kopf durch das Aufschreiben wirklich entlastet wird, solltest Du nicht nur einmalige, sondern auch regelmäßige Termine in den Kalender eintragen.

Bleiben Aufgaben und unstrukturierte Notizen. Dafür empfehle ich ein zweites, etwas größeres Notizbuch (Din A 5 oder sogar Din A 4), am besten ohne Linien, damit sich Dein kreativer Geist frei entfalten kann. Dieses Buch unterteilst Du in zwei Abschnitte: Im ersten Teil entspricht jede Seite einem Tag und wird mit dem entsprechenden Datum versehen. Hier ist Platz für die Aufgaben, die Du wirklich erledigen möchtest oder musst. Am besten notierst Du jeden Tag zuerst 2-3 große (schwierige, wichtige, unangenehme…) Aufgaben, erst danach den Kleinkram (erfahre mehr). Was Du geschafft hast, kannst Du genüsslich durchstreichen. Was Du nicht oder nur zum Teil geschafft hast, solltest Du ebenfalls durchstreichen (evtl. mit einer gestrichelten Linie, einer anderen Farbe o. ä.). So kannst Du auch später noch nachvollziehen, wie realistisch Du bei der Planung Deine Kräfte eingeschätzt hast, und in diesem Bereich allmählich besser werden. Nicht erledigte Aufgaben überträgst Du auf die Seite eines späteren Tags.

Im zweiten Teil des Notizbuchs finden unstrukturierte Notizen, Ideensammlungen, Projektskizzen etc. Platz. Diesen Teil solltest Du wenigstens einmal pro Woche durchsehen. (Dieses regelmäßige review ist ein Kerngedanke des GTD-Ansatzes. Erfahre hier mehr.) Alles, was Du dann wirklich auch umsetzen willst, überträgst Du aus dem Notizenbereich entweder als Termin in den Kalender (wenn es zu einer bestimmten Zeit erledigt werden muss und/oder andere beteiligt sind), oder als Aufgabe in die Planung für einen bestimmten Tag.

Das Aufschreiben aller Termine und Aufgaben, aber auch unstrukturierter Gedanken hat mehrere handfeste Vorteile: Du befreist deinen Kopf, Du wirst extrem zuverlässig, und Du kannst dich in produktiven Phasen ganz auf eine Sache konzentrieren (erfahre mehr). Es hat aber noch einen weiteren entscheidenden Vorteil: Du gewinnst ein wenig Abstand zur täglichen Aufgabenflut. So kannst Du Dir leichter einen Überblick verschaffen und Dich ab und zu fragen, welche Aufgaben und Projekte überhaupt sinnvoll für Dich sind, weil sie dich weiterbringen – und welche nicht. Ganz als würdest Du regelmäßig aus dem Wasser steigen, um nachzusehen, ob Du überhaupt noch am richtigen Küstenabschnitt surfst – und im richtigen Ozean (erfahre mehr).

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Eine Lowtech-Lösung für Termine und Aufgaben by Jochen Plikat is licensed under CC BY-NC-ND 4.0.

Bildnachweis: Typewriter by Unsplash is licensed under CC0 Public Domain.