Aufgaben

Wie man ziemlich gute Notizen macht

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Notizen zu machen gehört zum Kerngeschäft von Wissensarbeitern. Was ist die beste Methode?

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Viele Wissensarbeiter kritzeln in Vorträgen oder Besprechungen in kaum leserlicher Handschrift Seite um Seite voll. Ich selbst habe lange so gearbeitet – mit, nun ja, mäßigem Erfolg. Meist stapelten sich die Zettel in irgendeiner Ablage, ohne dass ich sie systematisch aufarbeitete. Da mir das Problem sehr wohl bewusst war, versuchte ich, mir die zentralen Informationen gleich zu merken, oder ich schrieb sie auf separaten Zetteln auf. Dort stand dann alles, was wirklich wichtig war. Aber auch manche dieser Zettel gingen in irgendeinem Stapel unter oder wurden in einer Mappe vergessen. Nicht die beste Methode.

Später experimentierte ich mit verschiedenen digitalen Lösungen. Digital lässt sich in der gleichen Zeit viel mehr schreiben als von Hand, zumindest, wenn man das 10-Finger-System beherrscht (erfahre mehr) – was konnte also falsch daran sein? Weiterlesen →

Aufgaben souverän verwalten mit Standard Notes

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In diesem Beitrag wird beschrieben, wie man die App Standard Notes als zuverlässige persönliche Aufgabenverwaltung einsetzen kann.

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Im letzten Beitrag habe ich die Vorteile der Notiz-App Standard Notes beschrieben (erfahre mehr). Darunter sind folgende die wichtigsten:

  • Verfügbarkeit für alle relevanten Betriebssysteme (Windows, Mac und Linux sowie Android und iOS)
  • automatische Synchronisierung über alle konfigurierten Geräte
  • integrierte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Nicht nur bei Notiz-Apps ist es eine Seltenheit, dass das dritte Kriterium erfüllt wird. Auch bei gängigen Anwendungen zur Aufgabenverwaltung werden die Daten in der Regel unverschlüsselt auf den Synchronisationsservern des jeweiligen Anbieters gespeichert. Es bietet sich daher an, Standard Notes auch für die Aufgabenverwaltung zu verwenden. Schließlich sind genau wie allgemeine Notizen auch persönliche To-Do-Listen sensible personenbezogene Daten, die niemand außer dem Nutzer selbst lesen können sollte. Weiterlesen →

Warum jeder Arbeitstag mit einer neuen To-do-Liste enden sollte

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In diesem Beitrag geht es um die Frage, warum Wissensarbeiter ihre To-do-Listen nicht am Anfang, sondern am Ende des Tages schreiben sollten.

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Muss nur noch kurz die Welt retten / danach fliege ich zu dir.
Noch 148 Mails checken / wer weiß was mir dann noch passiert, denn es passiert so viel.
(Tim Bendzko)

Viele Wissensarbeiter beginnen ihren Arbeitstag mit dem Abrufen ihrer E-Mails. In manchen Berufen, in denen man jederzeit schnell auf wichtige E-Mails reagieren muss, mag das sinnvoll sein. Bei vielen Tätigkeiten ist es aber gar nicht nötig, immer sofort auf das zu reagieren, was Andere von einem verlangen. Tun wir es doch, verbringen wir freiwillig die potentiell produktivste Zeit des Tages mit einer reaktiven Tätigkeit: dem Bearbeiten von E-Mails. Weiterlesen →

Seinfelds Kette (II)

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Seinfelds Kette ist eine verblüffend effektive Methode, wenn man etwas zur Gewohnheit machen will. Apps wie Loop Habit Tracker und Way of Life ersetzen dabei den Wandkalender und bieten interessante Zusatzfunktionen.

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Die Idee von Jerry Seinfelds Kette (erfahre mehr) beruht auf der einfachen Beobachtung, dass kleine Handlungen langfristig große Auswirkungen haben können – sofern man sie jeden Tag ausführt. Der Komiker nutzt die Methode, um trotz seiner vielfältigen sonstigen Verpflichtungen kontinuierlich neue Witze zu schreiben, und zwar jeden Tag mindestens einen. Ein Autor, der schon 70 Romane veröffentlicht hat, arbeitet nach dem selben Prinzip. Als er einmal gefragt wurde, wir er es eigentlich schaffe, ein Buch nach dem anderen zu schreiben, antwortete er: “200 crappy words per day, that’s it”.

Seinfelds Kette lässt sich auf jeden beliebigen anderen Bereich übertragen, in welchem man durch kleine, tägliche Fortschritte langfristig viel bewirken will. Hier ein paar Beispiele: Weiterlesen →

Seinfelds Kette (I)

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Wie schafft man es, über längere Phasen produktiv zu sein? Der amerikanische Komiker Seinfeld empfiehlt eine verblüffend einfache Methode.

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Der amerikanische Komiker Jerry Seinfeld gilt als einer der erfolgreichsten Vertreter seiner Zunft. Er ist nicht zuletzt für seine Fähigkeit bekannt, einen konstant hohen Output zu produzieren.

Brad Isaac, ein Blogger und Software-Entwickler, der einst selbst gerne Komiker werden wollte, fragte Seinfeld einmal nach dem Geheimnis seines Erfolges. Seinfelds einfacher Rat: “Don’t break the chain.” Weiterlesen →

Eine Lowtech-Lösung für Termine und Aufgaben

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Im Beitrag geht es darum, wie man Termine, Aufgaben und Notizen souverän verwaltet – ganz ohne digitale Hilfsmittel.

Lesezeit für diesen Artikel: 4 Minuten; Zeitbedarf für die Umsetzung: einmalig 30-60 Minuten; Vorteile: besseres Zeitmanagement, größere Zuverlässigkeit, häufigeres Erreichen von Zielen, Stressvermeidung

Wie kann man alle Termine, Aufgaben und Notizen im Blick behalten? Wie kann man auf der Welle der täglichen Verpflichtungen reiten, anstatt in ihr unterzugehen? Über digitale Lösungen für dieses Problem habe ich auf diesen Seiten schon mehrfach geschrieben, zum Beispiel hier und hier. Manchmal bekomme ich aber die Rückmeldung, dass jemand lieber ganz klassisch mit Stift und Papier arbeiten möchte. Er oder sie muss dann zwar im Vergleich zur digitalen Version ein paar Abstriche machen, zum Beispiel wenn es um automatische Backups geht: Das ist in der analogen Welt nach wie vor schwierig. Von kleineren Nachteilen wie diesem abgesehen kann aber auch analoges Zeitmanagement sehr gut funktionieren. Und es hat eben den Vorteil, in einem durch und durch digitalisierten Alltag wunderbar lowtech und haptisch zu sein. Weiterlesen →

E-Mails, Termine und Aufgaben souverän verwalten mit Thunderbird (2/2)

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Thunderbird ist nicht nur ein beliebtes E-Mail-Programm. Mit der Erweiterung „Lightning“ lassen sich mit ihm auch Termine und Aufgaben verwalten und mit dem Smartphone synchronisieren. Im Beitrag wird erklärt, wie das geht (Teil 2/2).

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Im ersten Teil (erfahre mehr) wurde erklärt, wie man die Erweiterung Lightning für Thunderbird installiert (Schritt 1) und wie man einen Lightning-Netzwerkkalender über das Protokoll CalDAV mit einem Server synchronisiert (Schritt 2). In den folgenden Abschnitten geht es um die Synchronisierung des Netzwerkkalenders mit einem Smartphone. Weiterlesen →

E-Mails, Termine und Aufgaben souverän verwalten mit Thunderbird (1/2)

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Thunderbird ist nicht nur ein beliebtes E-Mail-Programm. Mit der Erweiterung „Lightning“ lassen sich mit ihm auch Termine und Aufgaben verwalten und mit dem Smartphone synchronisieren. Im Beitrag wird erklärt, wie das geht (Teil 1/2).

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Für viele Wissensarbeiter ist Thunderbird seit Jahren ein treuer Begleiter. Das Programm ist sicher, stabil, quelloffen und für alle gängigen Betriebssysteme (Windows, Mac und Linux) verfügbar. Von Haus aus unterstützt es die E-Mail-Verschlüsselung nach dem S/MIME-Standard, mit der Erweiterung (= Add-on) Enigmail auch PGP.

Eine weitere interessante Erweiterung ist Lightning. Sie macht Thunderbird zu einer leistungsfähigen Kalender- und Aufgabenzentrale. Meistens möchte man Termine und Aufgaben, die man bequem am Rechner digital notiert hat, aber auch auf das Smartphone synchronisieren. So hat man nicht nur immer alle Informationen griffbereit, sondern man kann sich auch Erinnerungen anzeigen lassen kann und dafür sorgen, dass man keinen Termin und keine Aufgabe mehr vergisst. Weiterlesen →

Schlüsselqualifikationen (I): Die Kunst des Aufschiebens

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Wer Dinge aufschiebt, gilt oft als unproduktiv, vielleicht sogar als Faulpelz. Für Wissensarbeiter kann die Kunst des Aufschiebens aber der Schlüssel zu echter Produktivität sein.

Von klein auf bekommen wir eingebläut, dass man Dinge möglichst gleich erledigen soll. “Was du heute kannst besorgen…”. Dagegen ist im Prinzip wenig einzuwenden. Wenn wir diese Maxime jedoch allzu strikt befolgen, kann es passieren, dass wir zwar ständig kleine Aufgaben erledigen, dass unsere wichtigen Projekte dadurch aber liegen bleiben.

Da wir heutzutage über verschiedene Kanäle ständig erreichbar sind, besteht an einem kontinuierlichen Nachschub an solchen Aufgaben meist kein Mangel. In dichter Abfolge Weiterlesen →