von Jochen Plikat

Ich fühle mich wie ein Moskito am FKK-Strand. Ich weiß, was zu tun ist. Ich weiß nur nicht, wo ich anfangen soll. (Pat Riley)

Die meisten kennen das Gefühl, das hier so schön auf den Punkt gebracht wird. Formuliert hat den Satz meinen unseriösen Quellen zufolge der amerikanische Basketball-Coach Pat Riley. Womit sollte man bei einer großen und komplexen Aufgabe anfangen? Und wie sieht die Abfolge der einzelnen Arbeitsschritte aus?

Bei der Arbeit dürfte manchen jedoch das Problem eher fremd sein. Am Fließband, an der Kasse oder hinter dem Tresen stellt sich die Frage vermutlich selten: Das nächste Werkstück, die nächste Ware oder der nächste Kunde nähern sich ganz von alleine. Wenn unter Zeitdruck tendenziell monotone Aufgaben erledigt werden wollen, muss in der Regel nicht lange überlegt werden, was als nächstes anfällt. Aber nicht nur bei Tätigkeiten mit niedriger Qualifikation ist meist klar, worin der nächste Arbeitsschritt besteht. Auch unter sehr komplexen Bedingungen finden sich oft hoch regulierte Abläufe mit Routinen, die dafür sorgen, dass sich die Frage nach der nächsten Aufgabe in der Regel ganz einfach nicht stellt. Man denke nur an Chirurgen oder Verkehrspiloten.

Bei anderen Tätigkeiten dagegen bestehen große Teile der Arbeitszeit aus Phasen, die wenig vorstrukturiert sind und daher selbst gestaltet werden können — und müssen. Hierzu gehört sicher, als Coach ein erfolgloses Basketball-Team nach vorne zu bringen. Zu solchen Tätigkeiten zählen aber auch in hohem Maße Studieren, Lehren, Forschen, Schreiben und viele andere Formen von Wissensarbeit. Oft ist weder der Punkt vorgegeben, an dem man eine Sache in Angriff nehmen, noch die Reihenfolge, nach der man am geschicktesten vorgehen sollte. Damit unproduktives Aufschieben oder gar Blockaden vermieden werden, spielt daher auch in David Allens Ansatz GTD die Frage nach der next action eine zentrale Rolle.

Wer beispielsweise eine wissenschaftliche Abschlussarbeit, einen Aufsatz oder ein Buch schreiben möchte, kann sich zwar an Empfehlungen orientieren, wie man am besten Schritt für Schritt vorgeht. Themenstellung, Recherche & Dokumentation, Strukturierung, Schreiben der ersten Fassung, Überarbeitung und Endredaktion sind typischerweise solche Schritte. Im Gegensatz zu den Standardabläufen bei einer Blinddarm-OP oder einem Linienflug werden sie in der Praxis aber so gut wie nie idealtypisch umgesetzt. So empfiehlt sich bei selbst gewählter Themenstellung zuerst eine Recherche, die dann in eine vorläufige Formulierung des Themas mündet. Anschließend ist eine vertiefte Recherche notwendig, deren Ergebnisse manchmal zu einer Umformulierung des Themas führen, wodurch eine erneute Recherche notwendig werden kann, usw. Diese flexible Vorgehen kann in jeder Phase notwendig sein. Beim Schreiben der ersten Textversion etwa können Lücken in der Argumentation sichtbar werden, die eine erneute Recherche und eine anschließende leichte Umstrukturierung des Textes erfordern.

Es zeigt sich also, dass beim Schreiben und ähnlichen Tätigkeiten, denen Wissensarbeiter nachgehen, die einzelnen Schritte in vielfältiger Weise voneinander abhängen. Man sollte sie sich daher nicht in linearer Abfolge, sondern eher als rückgekoppelte Schleifen vorstellen. Diese Art von Komplexität stellt einen besonderen Reiz, aber auch eine besondere Herausforderung bestimmter Arten von Wissensarbeit dar. Dabei besteht die Gefahr, zu häufig zwischen verschiedenen Phasen hin und her zu springen und sich zu verzetteln — etwa, wenn man in der Schreibphase mal eben online eine Literaturangabe im Originalzusammenhang nachliest, dort auf weitere interessante Verweise stößt, diesen nachgeht, sich an den neuen Quellen festliest und sie bei der Gelegenheit gleich exzerpiert. (Nebenbei sieht man, dass 11 neue E-Mails eingetroffen sind, die man noch ganz kurz liest und beantwortet.) Nach einer Weile stellt man verblüfft fest, dass man 20 Minuten geschrieben, zwei Stunden recherchiert, gelesen und exzerpiert und den Rest der Zeit Mails bearbeitet hat. Und das, obwohl man doch drei Stunden am Stück schreiben wollte.

Klingt das vertraut?

Das könnte daran liegen, dass bei der Wissensarbeit gerade produktive Phasen wie das Schreiben oft als besonders mühsam empfunden werden. Daraus kann die Tendenz entstehen, zu prokrastinieren zuerst alles andere zu erledigen. Hier ein paar Ideen, wie man mehr Fokus auf die produktiven Phasen richten und mit ein wenig Übung sogar in den Flow-Kanal kommen kann:

• Ablenkungen minimieren: Schaffe Dir eine ruhige, aufgeräumte Umgebung. Verbanne alles aus Deiner Sicht, was Dich unterbrechen kann — E-Mail- Benachrichtigungen, Webseiten, usw. Stelle Dein Handy stumm. Trenne nach Möglichkeit die Internetverbindung.
• Etappenziele setzen: Arbeite in Blöcken von 1-2 Stunden, in denen Du Dir konkrete Etappenziele setzt (z.B. „Bis 12 Uhr fasse ich auf 2-3 Seiten die Position des Forschers xy in Fließtext zusammen.“ „Bis 16 Uhr lese ich den Artikel z und exzerpiere die wichtigsten Argumente und Zitate.”) Experimentiere damit, ob es sich für Dich lohnt, diese Ziele zu notieren und anschließend abzuhaken oder durchzustreichen.
• Einfälle für spätere Bearbeitung notieren: Wenn Du bei einer anstrengenden Tätigkeit wie dem Schreiben neue Querverbindungen siehst, Dir Unstimmigkeiten in der Argumentation anderer Autoren auffallen, Du neue Ideen entwickelst, usw., wirst Du vermutlich oft den Impuls spüren, diesen Gedanken sofort nachzugehen. Zu Recht — sie können sehr wertvoll sein! Die Gefahr, sich auf diese Weise vom selbst gefassten Etappenziel zu entfernen, ist aber besonders groß. Entwickle daher ein zuverlässiges Notizsystem, in dem Du solche Gedanken schnell notieren kannst, um sofort wieder zum Schreiben zurückzukehren. Ob Du die Notizen digital (z.B. mit Evernote) oder auf Papier machst, spielt keine Rolle, solange sie Dir helfen, bei der Sache zu bleiben. Sieh sie regelmäßig durch und entscheide später, ob es sich lohnt, den neuen Spuren nachzugehen.
• Schwierige Aufgaben bewusst angehen: Stelle Dich der Tatsache, dass es Aufgaben gibt, die Du tendenziell meidest. Finde einen Anfang, indem Du wenigstens 15 Minuten an einer solchen Aufgabe arbeitest. Du wirst feststellen, dass Du oft deutlich länger am Ball bleiben kannst, sobald Du die Anfangshürde genommen hast.
• Flow-Phasen genießen: Tendenziell anstrengende Tätigkeiten wie Schreiben können von einer auferlegten, quälenden Pflicht zu einer erfüllenden Tätigkeit mit längeren Flow-Phasen werden. Nimm sie bewusst wahr! Frage Dich immer wieder, welche Bedingungen Dich produktiv werden lassen und welche nicht, welche den Flow fördern und welche ihn verhindern.

Mit welcher Strategie erledigst Du mühsame Aufgaben? Hinterlass einen Kommentar!

Bildnachweis: Sounds_of_Complexity11.jpg by Enzo Varriale on flickr.com (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY-ND 2.0)

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