Mit PGP zur sicheren E-Mail (1/5)

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Viele Nutzer zögern bislang, ihre E-Mails zu verschlüsseln. Mit PGP lässt sich jedoch ganz einfach ein hohes Maß an Datenschutz erreichen.

(Wenn Du Dich mehr für E-Mail-Verschlüsselung nach dem S/MIME-Standard interessierst, kannst Du direkt hier weiterlesen.)

Manche Chat-Anwendungen verschlüsseln schon jetzt alle Nachrichten, bevor sie sie verschicken (lies hier weiter). Der Sicherheitsstandard von E-Mails ist dagegen weiterhin vorsintflutlich. Sie werden deswegen oft mit Postkarten verglichen: Jeder, der sie abfängt, kann sie lesen. Datenschutzexperten predigen daher seit Jahren, auf die kostenlos verfügbare und technisch ausgereifte E-Mail-Verschlüsselung umzusteigen (lies z. B. hier weiter). Besonders gefragt sind dabei Wissensarbeiter, die beruflich viele E-Mails mit vertraulichem Inhalt verschicken: Ärzte, Anwälte, Journalisten, Wissenschaftler, Unternehmer, Therapeuten, Steuerberater, usw. Aber auch private E-Mails enthalten bekanntlich genügend Informationen, die weder den Staat noch Unternehmen etwas angehen — geschweige denn kriminelle Hacker.

Eine der ältesten Technologien zum Schutz der digitalen Privatsphäre hat den schönen Namen Weiterlesen

Zeiterfassung mit Timing

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Oft wundern wir uns am Ende des Tages, wo unsere Zeit geblieben ist. Ein kleines Programm kann helfen, die Frage zu beantworten.

Viele Wissensarbeiter stellen ihren Kunden die Arbeitszeit in Rechnung, die sie für ein bestimmtes Projekt tatsächlich aufgewendet haben. Für sie gehört eine solide Zeiterfassung zum Alltagsgeschäft. Aber auch wenn man einfach nur wissen möchte, wie viel Zeit man üblicherweise mit bestimmten Tätigkeiten verbringt (z. B. mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails), kann es sehr aufschlussreich sein, Weiterlesen

Fokussiert arbeiten mit Musik?

15906520_26f342ba39_oViele Wissensarbeiter empfinden Musik bei der Arbeit als Ablenkung. Musik kann aber auch helfen, wenn man Störungen ausblenden und in den Flow-Kanal kommen möchte.

Ich war lange bekennender Gegner von Musik bei der Arbeit. Meistens empfand ich sie mindestens als leicht störend. Je nach Tagesform hatte ich manchmal sogar den Eindruck, mich mit Musik überhaupt nicht länger als 20 Sekunden am Stück auf irgend etwas konzentrieren zu können. Wenn es in meinem Büro, das ich mit einer Kollegin teile, etwas unruhiger zuging, zog ich mich daher lieber in einen anderen Raum zurück, besonders dann, wenn ich gerade schreiben wollte (mehr zum Thema Schreiben findest Du hier und hier, zum Thema Flow-Kanal hier).

Der Raumwechsel verschaffte mir zwar oft ein paar Stunden wohltuender Ruhe. Es gab aber auch immer wieder Nachteile: Manchmal tauchte im Ausweichraum jemand auf, was mich zwang, zumindest ein paar Sätze lang zu kommunizieren (adieu, Flow). Auch hatte ich meine Unterlagen und Bücher nicht mehr griffbereit, so dass ich zwischendurch immer wieder in mein Büro gehen musste (nicht Sinn der Übung). Ab und zu hörte ich sogar aus zwei Richtungen Stimmen (nein, ich brauche keinen Psychiater, das lag an den dünnen Wänden und den Kollegen nebenan). Und zu allem Überfluss war meine Kaffeemaschine außer Reichweite.

Zur Zeit erprobe ich daher Weiterlesen

Schreiben im Zen-Modus

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Wie schafft man es, längere Zeit am Stück ohne Ablenkungen zu schreiben? Viele Wissensarbeiter versuchen das Problem mit minimalistischer Software zu lösen. Der Beitrag zeigt, wie sich auch mit gängigen Textverarbeitungsprogrammen im Zen-Modus arbeiten lässt.

Es ist längst eine Binsenweisheit, dass digitale Arbeitsumgebungen zu echten Produktivitätskillern werden können. E-Mail, Chat, soziale Netzwerke, die Weiten des Internet — es bedarf einiger Übung, fokussiert zu arbeiten, ohne sich von diesen unerschöpflichen Quellen der Ablenkung immer wieder aus dem Flow reißen zu lassen. Wenn man dagegen einen Zustand tiefer Konzentration erreichen und auch halten möchte, ist es meiner Erfahrung nach bereits eine große Hilfe, auf seinem Rechner alle Pop-ups, Beeps und Plings konsequent zu deaktivieren. Noch wirksamer ist es, Weiterlesen

Schlüsselqualifikationen (II): Die Kunst der Datensicherung

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Datensicherung? Komm mir doch nicht mit so einem langweiligen Thema. Ich bin hier am Arbeiten.

Das Thema Datensicherung kann man zu den klassischen Nerd-Themen zählen. Alle anderen Wissensarbeiter verfügen eher selten über ein ausgeprägtes Interesse an USB-Sticks, externen Festplatten, Cloud-Speichern und Synchronisationssoftware. Die Frage „Und, wie machst du so deine Backups?“ würde ihre Augen ebenso wenig zum Leuchten bringen wie die Frage „Und, wie stehst du zum Thema Anschnallen?“

Ich stelle sie trotzdem.

Auch wenn ich mit diesem Beitrag also riskiere, Dich zu langweilen (und mir einen — natürlich falschen — Ruf als Nerd zu erarbeiten): Weiterlesen

Schlüsselqualifikationen (I): Die Kunst des Aufschiebens

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Wer Dinge aufschiebt, gilt oft als unproduktiv, vielleicht sogar als Faulpelz. Für Wissensarbeiter kann die Kunst des Aufschiebens aber der Schlüssel zu echter Produktivität sein.

Von klein auf bekommen wir eingebläut, dass man Dinge möglichst gleich erledigen soll. “Was du heute kannst besorgen…”. Dagegen ist im Prinzip wenig einzuwenden. Wenn wir diese Maxime jedoch allzu strikt befolgen, kann es passieren, dass wir zwar ständig kleine Aufgaben erledigen, dass unsere wichtigen Projekte dadurch aber liegen bleiben.

Da wir heutzutage über verschiedene Kanäle ständig erreichbar sind, besteht an einem kontinuierlichen Nachschub an solchen Aufgaben meist kein Mangel. In dichter Abfolge Weiterlesen

Mit der Flesch-Formel gegen Monster-Sätze

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Viele Wissensarbeiter verdienen ihre Brötchen mit dem Schreiben von Texten. Diese lassen sich inzwischen recht gut automatisch auf Rechtschreibung und Grammatik überprüfen. Aber lässt sich auch ihre Lesbarkeit testen? Die Verfechter des so genannten Flesch-Tests behaupten genau dies.

There are ten parts of speech, and they are all troublesome. An average sentence, in a German newspaper, is a sublime and impressive curiosity; it occupies a quarter of a column; it contains all the ten parts of speech—not in regular order, but mixed; it is built mainly of compound words constructed by the writer on the spot, and not to be found in any dictionary—six or seven words compacted into one, without joint or seam—that is, without hyphens; it treats of fourteen or fifteen different subjects, each enclosed in a parenthesis of its own, with here and there extra parentheses, which re-enclose three or four of the minor parentheses, making pens with pens; finally, all the parentheses and re-parentheses are massed together between a couple of king-parentheses, one of which is placed in the first line of the majestic sentence and the other in the middle of the last line of it—after which comes the verb, and you find out for the first time what the man has been talking about; and after the verb—merely by way of ornament, as far as I can make out,—the writer shovels in “haben sind gewesen gehabt haben geworden sein,” or words to that effect, and the monument is finished. (Mark Twain: The awful German language, 1880)

Mark Twain bringt in seiner satirischen Zuspitzung eine Eigenschaft des Deutschen wunderbar auf den Punkt: Weiterlesen

Von der E-Mail zur Aufgabe und wieder zurück (II)

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Wer auf seinem Mac mit dem bordeigenen Mailprogramm arbeitet, konnte E-Mails bisher nur durch Weiterleitung in eine Evernote-Notiz umwandeln. Eine neue Erweiterung für Apple Mail löst dieses Problem auf elegante Weise.

Auch wenn das Ende der digitalen Post schon oft verkündet wurde: Als Wissensarbeiter wickeln wir einen großen Teil unserer Kommunikation weiterhin über E-Mail ab. Oft stapeln sich in unserem Posteingang daher ganz unterschiedliche Nachrichten: Newsletter, private und berufliche Einladungen, Anfragen von potentiellen Auftraggebern, Tagesordnungen für anstehende Meetings, Protokolle vergangener Meetings, Bitten von Kollegen oder Freunden um kleine Gefälligkeiten, etc. Ich habe bereits an anderer Stelle darüber geschrieben (vgl. hier), dass viele dieser Nachrichten im Grunde kleine oder größere Aufgaben darstellen. Sofern sie sich nicht in 2 Minuten bearbeiten lassen, ist es daher sinnvoll, Weiterlesen

Mit Luhmanns Zettelkasten neue Ideen erzeugen

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Der Soziologe Niklas Luhmann hat sein wissenschaftliches Werk mit Hilfe eines Zettelkastens geschrieben. Wie lässt sich dieses Werkzeug in einer digitalen Umgebung einsetzen?

Der 1998 verstorbene Soziologe Niklas Luhmann hat ein beeindruckendes wissenschaftliches Werk hinterlassen. Bei der täglichen Arbeit verwendete er einfache Zettel, auf die er alle wichtigen Gedanken notierte. Diese Zettel sortierte er nach einem ausgeklügelten System in einen Zettelkasten ein, den er über Jahrzehnte pflegte und der so zu einem erstaunlichen Umfang anwuchs.

In folgender Reportage erklärt Luhmann ab Minute 37:40 kurz den Zettelkasten und erlaubt einen Blick in sein Arbeitszimmer:

[youtube=https://www.youtube.com/watch?v=qRSCKSPMuDc#t=2497]

 

Neben der stetig wachsenden Zahl der Zettel war das interne Verweissystem entscheidend, mit dem Luhmann sie miteinander verknüpfte. Durch dieses Verweissystem Weiterlesen

WhatsApp jetzt auch mit physischer Tastatur nutzbar

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WhatsApp, mit über 700 Millionen Nutzern eine der populärsten Chat-Anwendungen, ist jetzt auch mit Laptops und Desktops nutzbar. So lassen sich Nachrichten auf vollwertigen physischen Tastaturen schreiben.

Wenn man sich für eine Chat-Anwendung entscheidet, sollte man sich mindestens drei Fragen stellen:

  1. Wie verbreitet ist die App bereits?
  2. Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?
  3. Wie steht es um die Nutzerfreundlichkeit?

Durch das rasante Wachstum der Nutzerzahlen von WhatsApp in den letzten Jahren ist die erste Frage für viele neue Nutzer schnell beantwortet. Die Gründe für diesen Erfolg stehen hier nicht zur Diskussion. Entscheidend ist nur, Weiterlesen