Aufgabenverwaltung

Verschleppte Aufgaben mit dem 10-Minuten-Trick erledigen

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The "postponed" scribbled on this struck me as funny, so I spent a few minutes to get a good photo of it. I can get to my work a bit later. Spotted in the music department at the Univeristy of Birmingham.

Um manche Aufgaben machen wir immer wieder einen Bogen. Der Beitrag zeigt, wie man sie mit einem einfachen Trick trotzdem erledigt bekommt.

von Jochen Plikat

Für mich ist es die Steuererklärung.

Jahr um Jahr setze ich sie mit Elan auf meine To-do-Liste und nehme mir vor, dass ich mich diesmal wirklich, wirklich frühzeitig darum kümmern werde. Und dann liegt die Aufgabe doch wie Blei in meinen Notizen und es gehen Monate ins Land, bis ich sie mir vorknöpfe.

Vermutlich kennt jeder das Phänomen. Solche bleiernen Aufgaben zeichnen sich meist dadurch aus, Weiterlesen →

Boxer: Mail-App mit Evernote-Integration

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E-Mails auf dem Smartphone zu verwalten ist meist kein Vergnügen. Eine neue App erledigt zumindest einige Funktionen ziemlich elegant.

von Jochen Plikat

Es gibt inzwischen eine Menge Apps, mit denen sich auf dem Smartphone E-Mails verwalten lassen. Die neue App Boxer* hat die Besonderheit, dass sich für E-Mails in Ordnerübersichten (wie z.B. der Inbox) viele Funktionen durch seitliches Wischen ausführen lassen. Da die App zwischen kurzem und langem Wischen nach links oder rechts unterscheidet, kann man auf diese Weise Weiterlesen →

In fünf Schritten zur leistungsfähigen Low-Tech-Aufgabenverwaltung

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Eine effiziente Aufgabenverwaltung kann den beruflichen und privaten Alltag erheblich verbessern. Der Beitrag zeigt, wie das auch ganz ohne Elektronik möglich ist.

von Jochen Plikat

Viele von uns verwalten ihr alltäglichen Aufgaben, indem sie diese in ihren Kalender oder auf eine separate To-do-Liste notieren. Alles, was erledigt ist, wird einfach abgehakt oder durchgestrichen. Wenn die Zahl der beruflichen und privaten Projekte jedoch zunimmt, wächst auch die Zahl der Aufgaben, die man im Blick behalten muss. Statische Listen können dann schnell an ihre Grenzen stoßen, denn Weiterlesen →

Warum ein Kalender keine To-do-Liste sein sollte

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von Jochen Plikat

Um berufliche und private Termine im Blick zu behalten, brauchen die meisten von uns einen Kalender. Es bietet sich daher zunächst an, dort auch Aufgaben einzutragen. Schließlich handelt es sich in beiden Fällen um Dinge, die man „erledigen“ möchte oder muss. Oft werden Termine und Aufgaben daher in einem gemeinsamen System notiert, das analog (z.B. Moleskine-Taschenkalender, Wochenplaner für den Schreibtisch, etc.) oder digital sein kann (z.B. Google calendar, Mac Kalender, Outlook, etc.).

Mindestens ebenso groß wie die Gemeinsamkeiten sind aber die Unterschiede zwischen Terminen und Aufgaben. Ich sehe mindestens drei: Weiterlesen →

Auf die Flughöhe kommt es an

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von Jochen Plikat

Nachdem wir das Ziel endgültig aus den Augen verloren hatten, verdoppelten wir unsere Anstrengungen. (Mark Twain)

Die Formulierung von SMARTen, d.h. spezifischen, messbaren, aktionsorientierten, realistischen und terminierten Zielen gilt als gute Möglichkeit, um diffuse Träume und Wünsche Wirklichkeit werden zu lassen. Hierbei ist es jedoch ebenfalls entscheidend, sich die Dimension der Zielsetzungen bewusst zu machen. Handelt es sich jeweils um ein kurzfristiges, mittelfristiges oder langfristiges Ziel? Du kannst Dir beispielsweise das Ziel setzen, bis zum Abend einen Bericht fertigzustellen (kurzfristiges Ziel), bis zum Ende des Jahres in eine größere Wohnung zu ziehen (mittelfristiges Ziel) oder bis zu Deinem 26. Geburtstag einen Abschluss in Kernphysik in der Tasche zu haben (langfristiges Ziel).

Diese verschiedenen Zieldimensionen kannst Du jedoch nur dann überblicken, wenn Weiterlesen →

Damit nicht nur das Phone smart ist: Ziele richtig formulieren

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Looking across the park earlier in the week at the lone soccer goal.

von Jochen Plikat

Träume, Wünsche, Hoffnungen — fast jede(r) hat eine zumindest diffuse Vorstellung davon, in welche Richtung er oder sie sich in verschiedenen Lebensbereichen entwickeln möchte. Aber oft verstreicht die Zeit und man stellt fest, dass man beruflich weiterhin auf der Stelle tritt, die Beziehung stagniert, die Fitness langsam aber stetig abnimmt und man auch geistig nicht viele Höhenflüge unternommen hat. Dabei hatte man doch davon geträumt, nein, sich fest vorgenommen — war es am 1. Januar? —, auf all diesen Gebieten ein wenig besser zu werden.

Wie lässt sich also vermeiden, dass Monate und Jahre in der Alltagsroutine verstreichen und man in wichtigen Bereichen des Lebens vor sich hin dümpelt? Die meisten Coaching-Methoden empfehlen für den Umgang mit diesem allzu verbreiteten Problem, aus Träumen, Wünschen und Hoffnungen Ziele zu machen.

Worin unterscheidet sich aber ein Ziel von einem Traum oder einem Wunsch? Weiterlesen →

Von der Quälerei zum Flow: 5 Ideen für einen besseren Umgang mit komplexen Aufgaben

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von Jochen Plikat

Ich fühle mich wie ein Moskito am FKK-Strand. Ich weiß, was zu tun ist. Ich weiß nur nicht, wo ich anfangen soll. (Pat Riley)

Die meisten kennen das Gefühl, das hier so schön auf den Punkt gebracht wird. Formuliert hat den Satz meinen unseriösen Quellen zufolge der amerikanische Basketball-Coach Pat Riley. Womit sollte man bei einer großen und komplexen Aufgabe anfangen? Und wie sieht die Abfolge der einzelnen Arbeitsschritte aus?

Bei der Arbeit dürfte manchen jedoch das Problem eher fremd sein. Am Fließband, an der Kasse oder hinter dem Tresen stellt sich die Frage vermutlich selten: Weiterlesen →

Die Eisenhower-Matrix: Finde Deinen Qualitäts-Quadranten

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Ist es Dir schon einmal passiert, dass Du Dich am Ende eines Arbeitstages gewundert hast, wie all die Stunden am Schreibtisch mit der Beantwortung von E-Mails, dem Führen von Telefonaten, der Reparatur des (schon wieder!) streikenden Druckers und der Planung der Abschiedsfeier für den netten Kollegen draufgehen konnten? Und Du merktest, dass Du die Datei zu dem eigentlich wichtigen und interessanten Projekt noch nicht einmal geöffnet hattest?

Die Versuchung, lauter kleine, vergleichsweise leichte Aufgaben zu erledigen und dafür die Arbeit an dem großen, vergleichsweise mühsamen Projekt aufzuschieben, ist groß. Das liegt daran, dass wir die Anstrengung komplexer Aufgaben tendenziell meiden. Dabei können wir uns bestens selbst vormachen, dass wir doch eine Menge erledigt haben, denn Weiterlesen →

Von der E-Mail zur Aufgabe und wieder zurück

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Ich habe kürzlich beschrieben, wie sich ein paar einfache Prinzipien der GTD-Methode für eine effiziente Bearbeitung von E-Mails umsetzen lassen. Dabei ging es vor allem darum, E-Mails, die nicht sofort gelöscht, archiviert oder beantwortet werden (“2-Minuten-Regel”), zu einer Aufgabe auf einer To-do-Liste zu machen. So kannst Du es schaffen, die Inbox bei jeder Bearbeitungsphase komplett zu leeren (“Inbox zero”). Und E-Mails, die eigentlich komplexe Aufgaben sind (“Hi, könntest Du mir einen Riesengefallen tun und den Entwurf für meinen neuen Artikel gegenlesen? Ich habe ihn einfach mal angehängt. Sind nur 6 Seiten 🙂 Ist noch nicht suuuper dringend, aber bis Mittwoch wäre toll. Schreib Korrekturen und Kommentare einfach ins Dokument rein. Danke!!!!”), verstopfen nicht mehr tage- oder wochenlang Deinen Posteingang.

Hierfür sind Weiterlesen →

9 aus 43: Effiziente Aufgabenverwaltung mit Evernote

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Ich möchte heute das Ordnersystem für Evernote beschreiben, das ich mir in Anlehnung an David Allens „Getting Thins Done”-Methode und an die Weiterentwicklung von GTD für digitale Umgebungen – „The Secret Weapon“ (TSW) – zurechtgelegt habe. Was zunächst nach einer recht banalen Lösung für digitale Notizen aussieht, hat sich für mich als einfache und sehr leistungsfähige Aufgabenverwaltung herausgestellt.

Evernote funktioniert nach einem simplen Prinzip: Weiterlesen →