E-Mails effizient bearbeiten mit GTD und Evernote

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Ich habe kürzlich die Grundidee von David Allens Methode Getting Things Done (GTD) umrissen, die zunächst einmal für das vorwiegend papiergestützte Büro entwickelt wurde. In zunehmend digitalen Arbeitsumgebungen sieht man sich allerdings mit dem Problem konfrontiert, ob sich GTD auch auf die digitale Welt übertragen lässt. Genau damit haben sich die Mitarbeiter des amerikanischen Softdrink-Herstellers TrueToniqs beschäftigt. Als — nach eigenen Angaben — treue Anhänger von GTD haben sie über die Jahre hinweg verschiedene Ansätze erprobt, David Allens Methode softwarebasiert umzusetzen. Dabei sind sie auf Evernote gestoßen, ein Programm, das sie inzwischen als den „heiligen Gral“ ihrer Suche bezeichnen. Aus der Kombination von GTD mit Evernote haben sie daher eine Methode entwickelt und dokumentiert, die sie — zugegeben: etwas vollmundig — The Secret Weapon nennen (TSW — eine detaillierte Beschreibung in englischer Sprache findet sich hier).

Die simple Formel lautet: Evernote + GTD = The Secret Weapon

Die Autoren gehen bei ihren Überlegungen von der Feststellung aus, dass Weiterlesen

What’s next? – Die Grundidee der GTD-Methode

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David Allen entwickelte seine Methode „Getting things done“ (GTD) zunächst für das papiergestützte Büro. Wie müsste ein Ordnungssystem aussehen, fragte er sich, in dem einem Dokumente genau dann in die Hand fallen, wenn man sie wirklich braucht – und nur dann? Wie müsste es zudem beschaffen sein, damit man nicht ständig das Gefühl hat, irgendwo etwas Unerledigtes übersehen zu haben?

Die Grundidee war, zunächst einmal die Zahl der Eingangskanäle zu reduzieren – im Idealfall eine Ablage, die als Posteingang fungiert. Alles, was in diese Ablage kommt, ist in David Allens System zunächst einmal unklassifiziertes „Zeug“ („Stuff“) – Briefe, Rechnungen, Prospekte, Memos, etc. Allen empfiehlt nun, alles „Zeug“ nach einem einem einfachen Vorgehen zu verarbeiten:

Falls keine Reaktion notwendig ist:

  • zur Kenntnis nehmen und wegwerfen
  • zur Kenntnis nehmen und archivieren

Falls eine Reaktion notwendig ist:

  • sofort selbst erledigen, wenn es in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann („2-Minuten-Regel“)
  • delegieren
  • für eine spätere Bearbeitung in ein System einpflegen

Für ein solches System schlägt Allen vor, Weiterlesen

Meine Schaltzentrale: Evernote

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Ich benutze seit einigen Monaten das Programm Evernote für die Verwaltung sämtlicher Notizen. Der Begriff „Notiz“ ist dabei sehr weit gefasst. Es kann eine kurze Erinnerung sein („Fahrkarte nach Hamburg buchen“), aber auch der Entwurf für einen Blog-Eintrag (ich schreibe diese Zeilen in Evernote), die Planung für eine Seminarsitzung, die Packliste für eine Radtour durch Kuba, usw.

Evernote bietet im Vergleich zu klassischen, papiergestützten Notizen zahlreiche Vorteile. Weiterlesen