9 aus 43: Jenseits von Evernote (1/4)

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Das Angebot an Software, mit der sich Notizen und Aufgaben verwalten lassen, hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Alle gängigen Cloud-basierten Angebote übertragen die Daten dabei aber auf Server, die nicht von den Nutzern selbst kontrolliert werden. In einer vierteiligen Serie wird eine Idee für eine Notiz- und Aufgabenverwaltung vorgestellt, die sich auf mehreren Geräten synchron halten lässt, ohne dass man dafür beim Datenschutz Kompromisse eingehen müsste.

In „9 aus 43 – Effiziente Aufgabenverwaltung mit Evernote“ (lies hier weiter), dem bisher mit Abstand am häufigsten aufgerufenen Beitrag dieses Blogs, geht es darum, wie sich in Anlehnung an David Allens GTD-Methode Notizen und Aufgaben verwalten lassen. Für die Umsetzung des Ansatzes habe ich Evernote empfohlen, das neben der grundlegenden Notizverwaltung auch viele andere Features bietet. Als Alternative zu Evernote steht neuerdings auch für den Mac das Programm OneNote aus dem Hause Microsoft zur Verfügung. Nutzerberichten zufolge ist die Version für OS X inzwischen ebenfalls sehr brauchbar.

So ausgereift und hilfreich diese Programme auch sein mögen – in beiden Fällen ist man darauf angewiesen, Weiterlesen

Aufgaben terminieren mit Evernote

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Von manchen Aufgaben wissen wir schon jetzt, dass wir sie zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt erledigen möchten. Evernote kann helfen, dass das zuverlässig klappt.

Aufgaben unterscheiden sich von Terminen oft darin, dass sie nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen. Es kommt eher darauf an, dass sie erledigt werden — ob das heute, morgen oder in drei Tagen passiert, ist in vielen Fällen unerheblich (lies zur Unterscheidung von Aufgaben und Terminen hier weiter). Häufig lohnt es sich aber, zum genau passenden Zeitpunkt an sie zu denken — nicht früher, aber auch nicht später. Dazu gehören z. B. Dinge, die auf dem Weg zur Arbeit oder nach Hause erledigt werden können. (Ich bin sehr gut darin, diese zu vergessen, sobald ich auf meinem Fahrrad sitze und den Autopiloten eingeschaltet habe. Mir fällt dann erst beim Griff in den Kühlschrank wieder ein, dass die Milch alle ist…)

Noch beeindruckender ist meine Vergessensleistung, wenn Weiterlesen

Von der E-Mail zur Aufgabe und wieder zurück (II)

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Wer auf seinem Mac mit dem bordeigenen Mailprogramm arbeitet, konnte E-Mails bisher nur durch Weiterleitung in eine Evernote-Notiz umwandeln. Eine neue Erweiterung für Apple Mail löst dieses Problem auf elegante Weise.

Auch wenn das Ende der digitalen Post schon oft verkündet wurde: Als Wissensarbeiter wickeln wir einen großen Teil unserer Kommunikation weiterhin über E-Mail ab. Oft stapeln sich in unserem Posteingang daher ganz unterschiedliche Nachrichten: Newsletter, private und berufliche Einladungen, Anfragen von potentiellen Auftraggebern, Tagesordnungen für anstehende Meetings, Protokolle vergangener Meetings, Bitten von Kollegen oder Freunden um kleine Gefälligkeiten, etc. Ich habe bereits an anderer Stelle darüber geschrieben (vgl. hier), dass viele dieser Nachrichten im Grunde kleine oder größere Aufgaben darstellen. Sofern sie sich nicht in 2 Minuten bearbeiten lassen, ist es daher sinnvoll, Weiterlesen

Warum man jeden Arbeitstag vom Ende her planen sollte

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Wann endet eigentlich der Arbeitstag eines Wissensarbeiters? Wer sich dieser Frage nicht stellt, verbringt leicht deutlich mehr Zeit am Schreibtisch als nötig.

Wenn klare äußere Vorgaben fehlen, kann man seinen Arbeitstag an verschiedenen selbst gezogenen „Ziellinien“ beenden, z.B. zu einer bestimmten Uhrzeit („zeitbasierte Ziellinie“), nach Erfüllung bestimmter Aufgaben („ergebnisbasierte Ziellinie“), wenn man müde ist („energiebasierte Ziellinie“) oder wenn man den diffusen Eindruck hat, dass es für heute ganz einfach reicht („gefühlsbasierte Ziellinie“).

Jedes dieser Kriterien hat Vor- und Nachteile: Weiterlesen

Finde neuen Fokus mit Warren Buffetts Not-to-do-Liste

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Wer sich mit zu vielen Projekten gleichzeitig beschäftigt, läuft Gefahr, in allen nur mittelmäßige Ergebnisse zu produzieren. Eine persönliche „Not-To-do-Liste“ kann dabei helfen, Energie in die wichtigsten unter ihnen zu lenken.

Vom legendären amerikanischen Investor Warren Buffett wird folgende Anekdote erzählt (u.a. von Scott Dinsmore, Drake Baer und Melanie Pinola):

Eines Tages soll Buffett seinen Piloten Steve gefragt haben, welche Projekte dieser im Leben verfolge. Schließlich arbeite Steve immer noch für ihn, aber in Wirklichkeit habe er doch sicher noch mehr vor? Steve antwortete, dass er natürlich viele Projekte habe und diese auch möglichst alle gleichzeitig vorantreibe. Nun bat Buffett den Piloten, Weiterlesen

Ziellinie in Sicht?

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Als Wissensarbeiter können wir uns unsere Arbeitszeit oft frei einteilen. Wie bestimmen wir aber, wann unser Arbeitstag endet?

Die Fließbandarbeiter früherer Zeiten hatten es schwer. Eines war aber klar: wenn die Werkssirene heulte, war ihr Arbeitstag zu Ende. Auch heute kann man in vielen Berufen vergleichsweise einfach festlegen, wann es „genug“ ist, z.B. an der Zahl der reparierten Wasserhähne oder der erfolgreichen Blinddarm-Operationen. Woran merkt aber ein Wissensarbeiter, dass er sein Tagwerk vollbracht hat?

Dieser Frage ging kürzlich Jullien Gordon in einem lesenswerten Beitrag auf LinkedIn nach. Er nennt dort Weiterlesen

Von Fettbränden und Soda-Brücken

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Als Wissensarbeiter treibt uns oft die Frage um, wie wir unsere Effizienz steigern können. Dabei vergessen wir oft einen anderen, im Grunde viel wichtigeren Aspekt guter Arbeit: die Effektivität. Im Beitrag geht es um den fundamentalen Unterschied zwischen den beiden Begriffen.

In der Alltagssprache verwechseln wir oft Effektivität und Effizienz. Wenn wir sagen: „Ich war in letzter Zeit einfach nicht besonders effektiv!“, meinen wir meist, dass wir nicht besonders effizient gearbeitet haben. In der Management-Literatur wird hingegen zwischen Effizienz und Effektivität klar unterschieden: Weiterlesen

Warum Wissensarbeiter verschiedene Hüte brauchen

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Wissensarbeiter können oft frei entscheiden, wie sie sich ihre Arbeitszeit einteilen. Wenn verbindliche externe Vorgaben fehlen, kann es aber leicht zu „Aufschieberitis“ kommen. Der Beitrag zeigt, wie sich das Problem lösen lässt.

Manche Aufgaben erledigen wir gerne, manche sind uns gleichgültig, und manche meiden wir wie der Teufel das Weihwasser. Für mich ist z.B. ein Computerproblem etwas (meist mäßig) Kniffliges, das ich gerne löse; das Aufhängen von Wäsche etwas, was mir weder große Freude noch große Unlust bereitet; das Ausfüllen der Steuererklärung dagegen ein jährliche Qual.

Es lässt sich kaum vermeiden, dass wir anstehende Tätigkeiten emotional bewerten. Dies führt dazu, Weiterlesen

Wie lässt sich das Semester mit einem elektronischen Kalender planen?

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An vielen deutschen Hochschulen beginnt in diesen Tagen das Wintersemester. Wer studiert oder unterrichtet, führt aus diesem Grund bald neben dem „eigentlichen“ Terminkalender einen zweiten – den Stundenplan. Wie sich beide verbinden lassen, zeigt dieser Beitrag.

von Jochen Plikat

Viele verwenden ihren Kalender sowohl für die Terminplanung als auch für die Verwaltung von Aufgaben. Aus verschiedenen Gründen ist es jedoch sinnvoll, Weiterlesen

So gelingt der Umstieg auf einen Zitationsmanager

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Die Verwaltung von Literatur ist mit Datenbankprogrammen wie Zotero sehr komfortabel. Die eigene Bibliothek in einer solchen Datenbank zu erfassen kann aber mühsam sein. Mit der passenden Scan-App geht es zügig.

von Jochen Plikat

Viele Wissensarbeiter verwalten ihre Bibliographien mit einem gewöhnlichen Textverarbeitungsprogramm. Das ist, gelinde gesagt, nicht die optimale Arbeitsweise. Mit speziellen Datenbankprogrammen, so genannten Zitationsmanagern wie z.B. EndNote, citavi oder Zotero, hat man nicht nur die relevante Literatur immer im Blick. Es lassen sich auch mit wenigen Klicks Weiterlesen