Warum ein Kalender keine To-do-Liste sein sollte

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von Jochen Plikat

Um berufliche und private Termine im Blick zu behalten, brauchen die meisten von uns einen Kalender. Es bietet sich daher zunächst an, dort auch Aufgaben einzutragen. Schließlich handelt es sich in beiden Fällen um Dinge, die man „erledigen“ möchte oder muss. Oft werden Termine und Aufgaben daher in einem gemeinsamen System notiert, das analog (z.B. Moleskine-Taschenkalender, Wochenplaner für den Schreibtisch, etc.) oder digital sein kann (z.B. Google calendar, Mac Kalender, Outlook, etc.).

Mindestens ebenso groß wie die Gemeinsamkeiten sind aber die Unterschiede zwischen Terminen und Aufgaben. Ich sehe mindestens drei: Weiterlesen

Notizen – handschriftlich oder digital?

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von Jochen Plikat

Wie hieß der Dokumentarfilm über die Finanzkrise, der in dem Vortrag vor 6 Wochen erwähnt wurde? Ich hatte das doch notiert, weil ich ihn unbedingt sehen wollte! Aber wo habe ich bloß den Zettel gelassen…?

Und wo habe ich noch gleich die Mitschrift zu dem Statistik-Workshop abgelegt, in dem so anschauliche Beispiele genannt wurden?

Wer solche Situationen kennt, sollte digitale Notizen in Erwägung ziehen. Keine Zettelwirtschaft, keine Suchereien. Alle Informationen können archiviert, über mehrere Geräte synchronisiert (z.B. mit Evernote) und bei Bedarf sofort wieder abgerufen werden. (Ich habe kürzlich an anderer Stelle das System beschrieben, mit dem ich meine digitalen Notizen verwalte.) In vielen Meetings, Seminaren und Vorträgen ist es daher zur Normalität geworden, dass auf Laptops mitgeschrieben wird.

Wer schon einmal selbst vor Publikum gesprochen hat, weiß aber vermutlich, Weiterlesen

Von der E-Mail zur Aufgabe und wieder zurück

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Ich habe kürzlich beschrieben, wie sich ein paar einfache Prinzipien der GTD-Methode für eine effiziente Bearbeitung von E-Mails umsetzen lassen. Dabei ging es vor allem darum, E-Mails, die nicht sofort gelöscht, archiviert oder beantwortet werden (“2-Minuten-Regel”), zu einer Aufgabe auf einer To-do-Liste zu machen. So kannst Du es schaffen, die Inbox bei jeder Bearbeitungsphase komplett zu leeren (“Inbox zero”). Und E-Mails, die eigentlich komplexe Aufgaben sind (“Hi, könntest Du mir einen Riesengefallen tun und den Entwurf für meinen neuen Artikel gegenlesen? Ich habe ihn einfach mal angehängt. Sind nur 6 Seiten 🙂 Ist noch nicht suuuper dringend, aber bis Mittwoch wäre toll. Schreib Korrekturen und Kommentare einfach ins Dokument rein. Danke!!!!”), verstopfen nicht mehr tage- oder wochenlang Deinen Posteingang.

Hierfür sind Weiterlesen

9 aus 43: Effiziente Aufgabenverwaltung mit Evernote

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Ich möchte heute das Ordnersystem für Evernote beschreiben, das ich mir in Anlehnung an David Allens „Getting Thins Done”-Methode und an die Weiterentwicklung von GTD für digitale Umgebungen – „The Secret Weapon“ (TSW) – zurechtgelegt habe. Was zunächst nach einer recht banalen Lösung für digitale Notizen aussieht, hat sich für mich als einfache und sehr leistungsfähige Aufgabenverwaltung herausgestellt.

Evernote funktioniert nach einem simplen Prinzip: Weiterlesen

E-Mails effizient bearbeiten mit GTD und Evernote

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Ich habe kürzlich die Grundidee von David Allens Methode Getting Things Done (GTD) umrissen, die zunächst einmal für das vorwiegend papiergestützte Büro entwickelt wurde. In zunehmend digitalen Arbeitsumgebungen sieht man sich allerdings mit dem Problem konfrontiert, ob sich GTD auch auf die digitale Welt übertragen lässt. Genau damit haben sich die Mitarbeiter des amerikanischen Softdrink-Herstellers TrueToniqs beschäftigt. Als — nach eigenen Angaben — treue Anhänger von GTD haben sie über die Jahre hinweg verschiedene Ansätze erprobt, David Allens Methode softwarebasiert umzusetzen. Dabei sind sie auf Evernote gestoßen, ein Programm, das sie inzwischen als den „heiligen Gral“ ihrer Suche bezeichnen. Aus der Kombination von GTD mit Evernote haben sie daher eine Methode entwickelt und dokumentiert, die sie — zugegeben: etwas vollmundig — The Secret Weapon nennen (TSW — eine detaillierte Beschreibung in englischer Sprache findet sich hier).

Die simple Formel lautet: Evernote + GTD = The Secret Weapon

Die Autoren gehen bei ihren Überlegungen von der Feststellung aus, dass Weiterlesen