Ordnungssystem

So gelingt der Umstieg auf einen Zitationsmanager

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Die Verwaltung von Literatur ist mit Datenbankprogrammen wie Zotero sehr komfortabel. Die eigene Bibliothek in einer solchen Datenbank zu erfassen kann aber mühsam sein. Mit der passenden Scan-App geht es zügig.

von Jochen Plikat

Viele Wissensarbeiter verwalten ihre Bibliographien mit einem gewöhnlichen Textverarbeitungsprogramm. Das ist, gelinde gesagt, nicht die optimale Arbeitsweise. Mit speziellen Datenbankprogrammen, so genannten Zitationsmanagern wie z.B. EndNote, citavi oder Zotero, hat man nicht nur die relevante Literatur immer im Blick. Es lassen sich auch mit wenigen Klicks Weiterlesen →

Boxer: Mail-App mit Evernote-Integration

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E-Mails auf dem Smartphone zu verwalten ist meist kein Vergnügen. Eine neue App erledigt zumindest einige Funktionen ziemlich elegant.

von Jochen Plikat

Es gibt inzwischen eine Menge Apps, mit denen sich auf dem Smartphone E-Mails verwalten lassen. Die neue App Boxer* hat die Besonderheit, dass sich für E-Mails in Ordnerübersichten (wie z.B. der Inbox) viele Funktionen durch seitliches Wischen ausführen lassen. Da die App zwischen kurzem und langem Wischen nach links oder rechts unterscheidet, kann man auf diese Weise Weiterlesen →

Home, sweet office

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Viele Wissensarbeiter genießen es, von zu Hause aus arbeiten zu können. Ein Home-Office kann aber auch Probleme verursachen. Der Beitrag stellt drei Aspekte vor, auf die man bei der Arbeit zu Hause achten sollte.

von Jochen Plikat

1. Arbeitsplatz: Eine offensichtliche Feststellung ist, dass im Home-Office die private und die berufliche Sphäre räumlich höchstens ein paar Schritte auseinanderliegen. Umso wichtiger kann es sein, dass Du Dir zu Hause einen Bereich ausschließlich für die Arbeit freihältst. Du solltest wenigstens Weiterlesen →

In fünf Schritten zur leistungsfähigen Low-Tech-Aufgabenverwaltung

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Eine effiziente Aufgabenverwaltung kann den beruflichen und privaten Alltag erheblich verbessern. Der Beitrag zeigt, wie das auch ganz ohne Elektronik möglich ist.

von Jochen Plikat

Viele von uns verwalten ihr alltäglichen Aufgaben, indem sie diese in ihren Kalender oder auf eine separate To-do-Liste notieren. Alles, was erledigt ist, wird einfach abgehakt oder durchgestrichen. Wenn die Zahl der beruflichen und privaten Projekte jedoch zunimmt, wächst auch die Zahl der Aufgaben, die man im Blick behalten muss. Statische Listen können dann schnell an ihre Grenzen stoßen, denn Weiterlesen →

Warum ein Kalender keine To-do-Liste sein sollte

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von Jochen Plikat

Um berufliche und private Termine im Blick zu behalten, brauchen die meisten von uns einen Kalender. Es bietet sich daher zunächst an, dort auch Aufgaben einzutragen. Schließlich handelt es sich in beiden Fällen um Dinge, die man „erledigen“ möchte oder muss. Oft werden Termine und Aufgaben daher in einem gemeinsamen System notiert, das analog (z.B. Moleskine-Taschenkalender, Wochenplaner für den Schreibtisch, etc.) oder digital sein kann (z.B. Google calendar, Mac Kalender, Outlook, etc.).

Mindestens ebenso groß wie die Gemeinsamkeiten sind aber die Unterschiede zwischen Terminen und Aufgaben. Ich sehe mindestens drei: Weiterlesen →

9 aus 43: Effiziente Aufgabenverwaltung mit Evernote

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Ich möchte heute das Ordnersystem für Evernote beschreiben, das ich mir in Anlehnung an David Allens „Getting Thins Done”-Methode und an die Weiterentwicklung von GTD für digitale Umgebungen – „The Secret Weapon“ (TSW) – zurechtgelegt habe. Was zunächst nach einer recht banalen Lösung für digitale Notizen aussieht, hat sich für mich als einfache und sehr leistungsfähige Aufgabenverwaltung herausgestellt.

Evernote funktioniert nach einem simplen Prinzip: Weiterlesen →

E-Mails effizient bearbeiten mit GTD und Evernote

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Ich habe kürzlich die Grundidee von David Allens Methode Getting Things Done (GTD) umrissen, die zunächst einmal für das vorwiegend papiergestützte Büro entwickelt wurde. In zunehmend digitalen Arbeitsumgebungen sieht man sich allerdings mit dem Problem konfrontiert, ob sich GTD auch auf die digitale Welt übertragen lässt. Genau damit haben sich die Mitarbeiter des amerikanischen Softdrink-Herstellers TrueToniqs beschäftigt. Als — nach eigenen Angaben — treue Anhänger von GTD haben sie über die Jahre hinweg verschiedene Ansätze erprobt, David Allens Methode softwarebasiert umzusetzen. Dabei sind sie auf Evernote gestoßen, ein Programm, das sie inzwischen als den „heiligen Gral“ ihrer Suche bezeichnen. Aus der Kombination von GTD mit Evernote haben sie daher eine Methode entwickelt und dokumentiert, die sie — zugegeben: etwas vollmundig — The Secret Weapon nennen (TSW — eine detaillierte Beschreibung in englischer Sprache findet sich hier).

Die simple Formel lautet: Evernote + GTD = The Secret Weapon

Die Autoren gehen bei ihren Überlegungen von der Feststellung aus, dass Weiterlesen →

What’s next? – Die Grundidee der GTD-Methode

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David Allen entwickelte seine Methode „Getting things done“ (GTD) zunächst für das papiergestützte Büro. Wie müsste ein Ordnungssystem aussehen, fragte er sich, in dem einem Dokumente genau dann in die Hand fallen, wenn man sie wirklich braucht – und nur dann? Wie müsste es zudem beschaffen sein, damit man nicht ständig das Gefühl hat, irgendwo etwas Unerledigtes übersehen zu haben?

Die Grundidee war, zunächst einmal die Zahl der Eingangskanäle zu reduzieren – im Idealfall eine Ablage, die als Posteingang fungiert. Alles, was in diese Ablage kommt, ist in David Allens System zunächst einmal unklassifiziertes „Zeug“ („Stuff“) – Briefe, Rechnungen, Prospekte, Memos, etc. Allen empfiehlt nun, alles „Zeug“ nach einem einem einfachen Vorgehen zu verarbeiten:

Falls keine Reaktion notwendig ist:

  • zur Kenntnis nehmen und wegwerfen
  • zur Kenntnis nehmen und archivieren

Falls eine Reaktion notwendig ist:

  • sofort selbst erledigen, wenn es in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann („2-Minuten-Regel“)
  • delegieren
  • für eine spätere Bearbeitung in ein System einpflegen

Für ein solches System schlägt Allen vor, Weiterlesen →