Ist es Dir schon einmal passiert, dass Du Dich am Ende eines Arbeitstages gewundert hast, wie all die Stunden am Schreibtisch mit der Beantwortung von E-Mails, dem Führen von Telefonaten, der Reparatur des (schon wieder!) streikenden Druckers und der Planung der Abschiedsfeier für den netten Kollegen draufgehen konnten? Und Du merktest, dass Du die Datei zu dem eigentlich wichtigen und interessanten Projekt noch nicht einmal geöffnet hattest?

Die Versuchung, lauter kleine, vergleichsweise leichte Aufgaben zu erledigen und dafür die Arbeit an dem großen, vergleichsweise mühsamen Projekt aufzuschieben, ist groß. Das liegt daran, dass wir die Anstrengung komplexer Aufgaben tendenziell meiden. Dabei können wir uns bestens selbst vormachen, dass wir doch eine Menge erledigt haben, denn das Abhaken kleiner Aufgaben verschafft uns immer wieder kurzfristige Erfolgserlebnisse. Ständig ankommende E-Mails und Anrufe sorgen dabei für einen nie versiegenden Strom an Impulsen, die beachtet werden wollen und die uns locker einen Tag (oder zwei, oder drei…) wegknabbern können. Das Internet als nie versiegende Quelle von Ablenkungen (treffend beschrieben in der Formulierung a weapon of mass distraction) sorgt für den Rest.

Das Problem heißt Prokrastination oder zu Deutsch Aufschieberitis. Dass es nicht nur Einzelne betrifft, lässt sich an vielen Symptomen erkennen:

• an der zunehmenden Zahl an Veröffentlichungen zum Thema
• an den immer häufiger von Universitäten organisierten „langen Nächten der aufgeschobenen Hausarbeit“
• am wachsenden Angebot an Software wie „StayFocusd“ (kein Tippfehler!) oder „Freedom”, mit der man auf seinem Rechner den Zugang zu bestimmten Webseiten oder zum Internet insgesamt für einen selbst definierten Zeitraum sperren kann

Es scheint, dass uns in der Zeit der totalen Vernetzung manchmal die Fähigkeit abhanden kommt, unsere Aufmerksamkeit auf die wichtigen Dinge zu fokussieren. Ein Ausweg könnte sein, sich jeden Tag ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um Prioritäten zu setzen. Ein sehr wirksames Mittel dafür ist die Einteilung von Aufgaben nach der so genannten Eisenhower-Matrix. Dabei handelt es sich um eine einfache Tabelle mit zwei Zeilen (wichtig und nicht wichtig) und zwei Spalten (dringend und nicht dringend). (Hier eine Vorlage zum Ausdrucken)

Daraus ergeben sich vier Felder oder Quadranten:

Q1 – Der Feuerwehr-Quadrant: wichtig und dringend
In ihm stehen Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen, weil es gerade „brennt“ — etwa, weil ein Kunde sofortige Unterstützung braucht, weil der Termin für ein Meeting, bei dem Du eine Präsentation halten sollst, kurzfristig vorverlegt wurde, weil der verbindliche Termin für die Abgabe der lange aufgeschobenen Hausarbeit in bedrohliche Nähe gerückt ist, usw.

Q2 – Der Qualitäts-Quadrant: wichtig, aber (noch) nicht dringend
Die Aufgaben, an denen Du vorwiegend arbeiten möchtest (zumindest in der Theorie…): das konzentrierte Schreiben an der Masterarbeit, das Perspektivgespräch mit der Chefin, die Planung des Wochenendausflugs mit dem Partner oder der Familie, usw.

Q3: Der Delegier-Quadrant: nicht wichtig, aber dringend
Nicht wichtig bedeutet hier zweierlei: die Aufgaben sind zwar dringend, aber entweder…
…ist es nicht wichtig, dass Du sie selbst erledigst, weil sie sich gut delegieren lassen. (Welche Aufgaben Du delegieren kannst, hängt natürlich stark von Deiner beruflichen und finanziellen Situation ab, aber es lohnt sich in jedem Fall, darüber nachzudenken.)
…oder es sind Aufgaben, die nicht wichtig für Dich sind — weil sie jemand an Dich delegiert hat. („Kannst Du mir mal ganz kurz helfen? Mein Rechner streikt irgendwie!“)

Q4: Der überflüssige Quadrant: weder wichtig noch dringend
Du ahnst es: In diesen Quadranten gehört der Kampf um den Weltmeistertitel in Angry Birds, die Recherche nach den diesjährigen Darwin-Award-Preisträgern, der 17. facebook-Login an diesem Tag, usw.

Das Ziel lautet, die Zahl der Aufgaben in Q1 klein zu halten, um so viel Zeit wie möglich mit Aufgaben aus Q2 – dem „Qalitäts-Quadranten“ zu verbringen. Q3 kannst Du klein halten, indem Du delegierst, was sich delegieren lässt — und auch einmal nein sagst, wenn Du wieder einmal Feuerwehr für andere spielen sollst. Q4 schließlich — nun ja, Q4 muss nicht weiter kommentiert werden.

Die Eisenhower-Matrix lässt sich übrigens sowohl zur Planung als auch zur Rekapitulation eines Tages oder einer Woche einsetzen. Und wenn Du eine digitale Lösung bevorzugst, lässt sich die Idee leicht z.B. auf Evernote übertragen: statt mit vier Feldern einer Tabelle kannst Du dort mit vier Notizbüchern (Q1 – Q2 – Q3 – Q4) arbeiten.

Wie findest Du den Weg in Deinen Qualitäts-Quadranten?

Bildnachweis: Eisenhower-Matrix by Oliver Tacke on flickr.com (creative commons-Lizenz, bestimmte Rechte vorbehalten: CC BY 2.0)